• Die Stabsstelle unterstützt die RRZE-Leitung bei der Beschaffungsplanung, bei Beschaffungsentscheidungen sowie bei der Verbesserung und Standardisierung der Beschaffungs- und Bereitstellungsprozesse.
• Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.
• Die große Vielfalt der zu beschaffenden Softwareprodukte von verschiedenen Herstellern zieht eine Vielfalt an Lizenznutzungsbedingungen auf Basis von mehr oder weniger komplexen Lizenzmodellen nach sich. Unter Einbeziehung von gesetzlichen und FAU-internen Regelungen müssen die Lizenzbedingungen geprüft, bewertet und – letztlich zur Absicherung von umfassender Compliance – von Technik bis Endanwendung umgesetzt werden. Die Stabsstelle widmet sich deshalb auch aktuellen Themen wie z. B. dem Schutz von persönlichen Daten bei der Bereitstellung und Nutzung von Software in öffentlichen Betrieben. Unterstützung holt sich die Stabsstelle von den bayerischen und bundesweiten Kompetenz-Netzwerken der Hochschulen, mit denen das RRZE in regelmäßigem Austausch steht. In enger Abstimmung mit den Abteilungen des RRZE wird letztlich die IT-Infrastruktur für sichere und komfortable Softwareanwendung geschaffen.

• Mit Aufnahme des Betriebs des RRZE-Kundenportals – einem FAU-internen Shop – stehen der FAU und den Regionalpartner-Hochschulen eine Plattform für die digitale Verwaltung und die (interne) Verrechnung von Lizenzen (und anderen RRZE-Dienstleistungen) zur Verfügung. Ein wichtiger Schritt in die papierlose Lizenz-Verwaltungswelt.
• An das RRZE-Kundenportal ist das Lizenzverwaltungsportal für die namentliche Zuweisung von persönlichen Lizenzen angebunden. In einem schlanken Workflow können die RRZE-Kontaktpersonen nach der Bestellung (und danach jederzeit) die bedarfsorientierte Lizenzzuweisung für ihre Organisationseinheit vornehmen. Aufgabe des Stabsstellen-Teams ist es, die Kunden bei Produktauswahl, Bestellung, Lizenzzuweisung und Rückgaben zu unterstützen.

• Ein weiterer Aufgabenbereich neben Beschaffung und Verteilung von benötigten Lizenzen ist die Bereitstellung der Software nebst Anleitungen und Hilfen. Aufgabe ist es, die Software auf dem neuesten Stand zu halten und die Distributionswege der Software zu pflegen.
• Lizenzpflichtige Software zur Installation auf Dienstgeräten wird innerhalb des Kommunikationsnetzes der FAU – über den Webserver LSD (Licensed Software Distribution) verteilt. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.
• Studierende und Beschäftigte können Software mit Home Use-Recht über das bayernweite Download-Portal Studisoft bestellen und zur Installation auf einem Privatgerät downloaden.
• Der Bereitstellungsprozess endet jedoch nicht mit den technischen Arbeiten, sondern berücksichtigt auch die zielorientierte Kundenkommunikation. Die regelmäßige Information der Kunden über verfügbare Hilfen, Produktupdates und -neuerungen ist ein wichtiger Baustein für Kundenzufriedenheit, Anwendungssicherheit und Anwendungskomfort.

Kundennähe ist über alle Dienstleistungen hinweg ein Schwerpunkt der Stabsstellenarbeit. Das Team berät und unterstützt deshalb die Organisationseinheiten der FAU und die Regionalpartner auch bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Das Team beteiligt sich an Informationsveranstaltungen und Campustreffen zu Software- und Lizenzthemen.