Was ist das ECM-System d.3ecm?
Das ECM-System d.3ecm ist ein Enterprise-Content-Management-System der Firma d.velop, welches an der FAU im Einsatz ist.
Es dient der sicheren Ablage von Dokumenten mit Metadaten und optional der Bearbeitung von Dokumenten über Workflows.
Einsatz an der FAU
Das System soll FAU-weit künftig für alle Berechtigten als zentrale digitale Ablage für wichtige Dokumente dienen.
Als erstes und dringendstes Teilprojekt wurde ab April 2020 die Verarbeitung von elektronisch eingehenden E-Rechnungen der FAU über dieses System realisiert.
Des Weiteren ist der Prozess zur Einstellung studentischer Hilfskräfte und der Prozesses zur Beantragung und Genehmigung der Arbeit im Homeoffice seit Januar 2023 in Betrieb.
Weitere Prozesse sind in Arbeit.
Anforderungen werden ausschließlich über das MOVE-Projekt der FAU koordiniert.
Das RRZE und ECM
Das RRZE verantwortet den technischen Betrieb des Systems und die Unterstützung der Anwender bei Einrichtung und Betrieb. Ebenso erfolgt am RRZE die Umsetzung der FAU-spezifischen Prozesse im d.3ecm-System.
Das Arbeitsfeld umspannt dabei Themen, die von Schnittstellen zu Verwaltungs-Verfahren der ZUV über die automatische Aussonderung bis hin zu Schnittstellen zu Archiv-Systemen des Landes Bayern reichen. Zugleich sind komplexe rechtliche Anforderungen und hohe Ansprüche an Datensicherheit und Datenschutz zu erfüllen.
Technisch ist das System hochverfügbar ausgelegt, so dass es, wie jede moderne Infrastrukturkomponente, jederzeit den Berechtigten zur Verfügung stehen sollte. Alle Daten werden optional dauerhaft revisionssicher an mindestens zwei Standorten gespeichert werden.
Die Installation des Test-Systems wurde im Jahr 2019 durchgeführt, die Inbetriebnahme des Produktivsystems erfolgte im 1. Quartal 2020.
Support bei Fragen
Bei Fragen zu konkreten Workflows wenden Sie sich bitte an die jeweils zuständigen Fachabteilungen der Universitätsverwaltung.
Technische Fragen können direkt an das ECM-Team des RRZE gerichtet werden über support-ecm@fau.de.