Microsoft 365

Aktuelle Informationen

Die FAU hat die Microsoft-Lizenzen M365 A3 aus dem Microsoft Campusvertrag beschafft. Der flächendeckende Rollout auf allen Dienstgeräten der Beschäftigten ist noch ausstehend. Über den Umstieg wird beraten, weil sich die Nutzungsbedingungen ändern.

M365 ist derzeit nicht für die Installation auf Dienstgeräten freigegeben. Empfohlen wird Office 2021 zur lokalen Installation.

Für M365-Testgruppen dürfen nur vom RRZE zur Verfügung gestellte Installationsdateien verwendet werden, weil diese die notwendigen Datenschutz-Anpassungen enthalten.

Sobald das konkrete Datum für den Umstieg feststeht, erhalten alle RRZE-Kontaktpersonen, IT-Beauftragte und Beschäftigte  weitere Informationen. Wir wollen auf dieser Informationsseite die bevorstehenden Änderungen aufzeigen, damit diese bei der Arbeitsplanung bestmöglich berücksichtigt können.

Das wissenschaftliche Personal darf M365 für dienstliche Zwecke unter Auflagen als Home Use-Lizenz auf Privatgeräten installieren und nutzen. Aus Datenschutzgründen wird dies aber nicht empfohlen.

Im Rahmen des Microsoft Campusvertrags können Beschäftigte der FAU Microsoft Office Pro Plus nicht für private Zwecke auf ihren privaten Geräten nutzen.

Software und Dienste von Microsoft sind ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

Diese Webseite wird zur Zeit laufend aktualisiert. Letzte Änderung: 3. August 2023. Offene Themen und Fragen: software@fau.de.

Allgemeine Informationen zum Microsoft Campusvertrag und zur Lizenzierung

Laufzeit der Mietlizenz 01.05.2021-30.04.2025 (aktueller Rahmenvertrag)

Umfang:

  • Der Microsoft Campusvertrag ist ein Rahmenvertrag, aus dem die FAU alle in ihrem Besitz und Inventar befindlichen und mit einem Microsoft-Basisbetriebssystem ausgestatteten Geräte mit der neuesten Microsoft-Software versorgen kann.
  • Darüber hinaus stehen Zusatzprodukte zur Verfügung, die die Versorgung der Geräte mit weiteren Microsoft-Produkten und Microsoft-Diensten ermöglichen.
  • Der Microsoft Campusvertrag bietet als Volumenlizenzvertrag eine sogenannte Personal-Flat, so dass alle Beschäftigte der FAU eine personengebundene Lizenz für die verfügbaren Produkte und Dienste erhalten können. Über die Personenbindung und die Verbindung zum Microsoft Lizenzzentrum wird die Anzahl Installationen eines Produkts beschränkt.
  • Weiterhin können alle Studierende der FAU den Microsoft 365 A3 Student Use Benefit kostenlos nutzen.

Verfügbare Produkte:

  • Microsoft 365 Apps for Enterprise für bis zu 5 Geräte gleichzeitig, plus 5 Tablets und 5 Smartphones (die Clientzugriffslizenz (Core CAL) von jedem Dienstgerät ist pro Person inklusive). Vollständig installierte und stets aktuelle Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook für Windows oder Mac (plus Access und Publisher nur für den PC).
  • Web-Apps Word, Excel, Powerpoint und weitere Produkte
  • Microsoft 365 A3 Student Use Benefit

Warnung: Liste unsicherer E-Mailprogramme, auch Microsoft Outlook-Anwendungen sind betroffen.

Was ist neu?

*Microsoft 365-Hilfe und -Schulung

Zur Beachtung: Es gibt keine Verknüpfung oder Synchronisation zwischen dem Cloudspeicherdienst von Microsoft 365 und den IT-Systemen der FAU. Aktivierung und Nutzung der Cloud-Services sind freiwillig und unterliegen strengen Auflagen, insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Dienstgeheimnissen sowie Sicherheitsmaßnahmen.

Was ändert sich nicht?

Aktueller Hinweis

Bei Microsoft-Benutzerkonten und den damit zusammenhängenden Microsoft Cloud-Produkten handelt es sich an der FAU um ein Angebot, das unter einer ständigen datenschutzrechtlichen Beobachtung steht. Wir sind hierzu in engem Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten der FAU und den Stabsstellen für IT-Recht und Informationssicherheit für die staatlichen Hochschulen in Bayern. Um einen bestmöglichen Schutz zu erreichen, sind Funktionen zentral deaktiviert, die im Hinblick auf den Datenschutz kritisch sind. Microsoft entwickelt die Administration kontinuierlich weiter, die Konfigurationsmöglichkeiten werden daher laufend geprüft und die Einstellungen ggf. angepasst, um eine möglichst datensparsame Nutzung zu gewährleisten.

Hinweise zur Benutzung von Microsoft 365-Software und -Diensten an der FAU

  1. Die Nutzung der Software und Dienste von Microsoft erfolgt gemäß der jeweils aktuellen Fassung der Produktbestimmungen (PTs), der Bestimmungen für Onlinedienste (OSTs) sowie dem Nachtrag zum Datenschutz für Onlinedienste (DPA). Diese sind unter https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspx einsehbar.
  2. Die Verwendung der Software und Dienste von Microsoft unterliegt außerdem den Bestimmungen des Campus- und School-Vertrages (CASA), einschließlich, aber nicht beschränkt auf Haftungsbeschränkungen, den Ausschluss von Gewährleistungen sowie den Ausschluss von Rechtsmitteln und Ansprüchen. Es sind insbesondere die nachfolgend aufgeführten Passagen dieses Vertrages zur Kenntnis zu nehmen.

Hinweise zur Benutzung von Microsoft Cloudspeicherdiensten an der FAU

Es empfiehlt sich, die Hintergrundinformationen über Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Diensten zu lesen.

Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?
Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU 1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8. Es sei auch auf die Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software und das Informationssicherheitsmanagement an der FAU verwiesen. 2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. 3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung. 4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen (siehe auch Vertraulichkeitsklassen): a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten). Beispiele hierfür sind: Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung) Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte) Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne) Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“) Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen) b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten). Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung. 5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern. 6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen. 7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten. 8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten. 9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht.