Benutzerberatung

Die Benutzerberatung für die FAUMail-Postfächer wird von der Postmaster-Gruppe des RRZE durchgeführt. Erste Anlaufstelle für Benutzerprobleme sind das zentrale Helpdesk-System oder die Service-Theke des RRZE bzw. seiner externen IT-Betreuungszentren.

Zugangsdaten

Für den Zugang zu einem FAUMail-Postfach über das Webmail-Portal sowie für den Mailabruf mit einem Mailprogramm werden folgende Zugangsdaten benötigt:

• Benutzername: <E-Mail-Adresse>
• Passwort: <E-Mail-Passwort>

Das E-Mail-Passwort ist standardmäßig gleich dem IdM-Passwort. Diese Passwort-Synchronisation kann über den Identity Management (IdM) Self Service für das FAUMail-Konto (Dovecot) ausgeschaltet und dann das E-Mail-Passwort gesondert gesetzt werden. Hierzu muss in der Rubrik E-Mail-Postfächer in der Zeile des entsprechenden Postfaches auf das Lupen-Symbol des Kontextmenüs und dann auf Passwort-Sync ändern bzw. Passwort ändern geklickt werden.

Als Passwort für den Mailversand mit einem Mailprogramm ist das IdM-Passwort zu verwenden.

Die Adressen und Einstellungen für die Mailserver im Überblick finden Sie hier.

Webmail-Portal

Das Webmail-Portal ermöglicht den Zugriff auf ein FAUMail-Postfach sowie den E-Mail-Versand mittels eines Web-Browsers. Es erlaubt den Zugriff auf die Ordner des eigenen FAUMail-Postfaches sowie auf freigegebene Ordner anderer FAUMail-Postfächer. Weiterhin bietet es die Möglichkeit, im Menü Einstellungen eine Reihe von Einstellungen vorzunehmen, u.a. das Einrichten von serverseitigen Filtern (Spamfilter, Sortierfilter, Abwesenheitsnotiz usw.), von ordnerbasierten Vorhaltezeiten sowie von Ordnerfreigaben.

Versandregeln

Folgende über das Webmail-Portal durchgeführte Versandaktionen werden als Regelverstoß gewertet:

• Versand an mehr als 100 Empfänger pro E-Mail
• Zeitlicher Abstand aufeinander folgender E-Mails kleiner als 10 Sekunden

Fünf Regelverstöße führen zur automatischen Sperrung des E-Mail-Kontos. Eine automatische Entsperrung erfolgt nach 24 Stunden.

Speicherplatzkontingent (Quota)

Jede Person erhält eine Speicherkapazität, welches die Anzahl gespeicherter E-Mails und den insgesamt belegten Speicherplatz der E-Mailablage begrenzt. Der Speicherplatz beträgt für Studierende 1 GB und für Beschäftigte 3 GB und jeweils maximal 200.000 gespeicherte E-Mails. Wenn der zugeteilte Speicherplatz zu 90% ausgeschöpft ist, wird eine Quota-Warnung zugestellt.

Ist die Speicherkapazität überschritten, gehen weitere eintreffende E-Mails als unzustellbar an den Absender zurück.

Beschäftigte können zu festgelegten Konditionen ihre Speicherkapazität im IdM unter Meine E-Mail-Dienstleistungen erweitern. Falls noch nicht angegeben, benötigen Sie dazu die Kundennummer für Ihre Organisationseinheit. Diese ist Ihrer IT-Kontaktperson bekannt.

Struktur der Mail-Ablage

Für FAUMail-Postfächer wird eine hierarchische Anordnung von Ordnern am Server unterstützt. Nach Anmeldung am Webmail-Portal kann im Menü Ordner die Ordnerstruktur verwaltet werden. Durch Setzen bzw. Entfernen des Hakens hinter einem Ordnernamen kann dieser in der im Menü E-Mail angezeigten linksseitigen Ordneransicht ein- bzw. ausgeblendet werden.

Zustellfilter

Die serverseitige Filterung eingehender E-Mails lässt sich im Webmail-Portal unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Filter vornehmen. Die dort definierten Filterregeln werden vor dem Speichern einer E-Mail am FAUMail-Server ausgeführt. Sie wirken daher bereits vor dem Mailabruf mit einem Mailprogramm oder über das Webmail-Portal. Die Ausführungsreihenfolge der Filterregeln kann durch Verschieben einer Filterregel per Drag & Drop nach oben oder unten beeinflusst werden. Filterregeln können zudem deaktiviert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden. Deaktivierte Regeln werden in der Auflistung durchgestrichen dargestellt.

Es können mehrere Filtersätze erstellt und bearbeitet werden. Einer davon kann als aktiver Filtersatz markiert werden. Die Erstellung bzw. Bearbeitung eines Filtersatzes in der hier verwendeten standardisierten Filtersprache Sieve kann auch mittels eines externen Editors erfolgen und der Filtersatz dann mittels der Option Filter aus Datei hochgeladen werden.

Nachfolgend sind zwei Anwendungsbeispiele für serverseitige Zustellfilter beschrieben.

Spamfilter

Im Menü Einstellungen -> Filter kann ein Spamfilter eingerichtet werden, indem als Bedingung X-Spam-Flag ist gleich YES und als Aktion Speichern im Ordner gewählt wird. Den Ordner sollte man Spam oder Junk nennen. Damit werden E-Mails ab fünf Spam-Bewertungspunkten (siehe Spamanalyse) entsprechend aussortiert.

Autoresponder

Über den Menüpunkt Einstellungen -> Urlaub wird eine Filtervorlage bereit gestellt, mit der die automatische Beantwortung eingehender E-Mails auf einfache Weise eingerichtet werden kann. Konfigurierbar sind hier: Betreffzeile, Nachrichtentext sowie der Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Autoantwort. Im Reiter Erweiterte Einstellungen lassen sich zusätzlich der Absender der Autoantwort, das Antwortintervall pro Absender, sowie die eigenen E-Mail-Adressen festlegen, für die der Autoresponder ansprechen soll.

Ordnerbasierte Vorhaltezeit

Der Parameter Automatische Vorhaltezeit in der Rubrik Informationen, die nach dem Anwählen eines Ordners unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Ordner im Webmail-Portal erscheint,
ermöglicht das Festlegen einer Speicherdauer für gespeicherte E-Mails, die für jeden Ordner gesondert einstellbar ist. Eine E-Mail, deren Alter nach dem Empfang die Vorhaltezeit überschreitet, wird gelöscht.

Eine Quota-Üschreitung aufgrund der Zustellung unerwünschter E-Mails (Spam) während einer längeren Abwesenheit kann verhindert werden, wenn die Vorhaltezeit für den Spam-Ordner z.B. auf 30 Tage begrenzt wird. Hier würde der Zustellbarkeit erwünschter E-Mail meist der Vorrang gegeben gegenüber dem Aufbewahren aller E-Mails bis zum Quota-Limit und dem Zurückweisen aller E-Mails ab dem Zeitpunkt der Quota-Üschreitung. Es wird daher empfohlen, bei Einrichtung eines Spamfilters auch eine Vorhaltezeit für den Spamordner zu setzen. Die Vorhaltezeit sollte jeder für sich so wählen, dass ihr/ihm die Prüfung einer möglichen „false-positive“-Bewertung vor dem automatischen Löschvorgang möglich ist.

Ordnerfreigaben

Über den Menüpunkt Einstellungen -> Ordner des Webmail-Portals können nach Auswahl eines Ordners unter der Rubrik Freigaben anderen Inhabern eines FAUMail-Kontos Zugriffsberechtigungen auf diesen Ordner der eigenen Mailablage gewährt werden. Analog können auch Ordner eines in der eigenen Verantwortlichkeit befindlichen Funktionspostfachs freigegeben werden.

Unterstützte E-Mail-Clients

Das RRZE unterstützt Mozilla Thunderbird (in den aktuellen Versionen) und unsere FAUMail-Weboberfläche als offizielle Clients. Selbstverständlich stellen wir jedem Nutzer anheim, andere Clients, die das IMAP- bzw. SMTP-Protokoll standardkonform implementieren, zu nutzen. Ausdrücklich nicht gestattet ist die Nutzung von E-Mail-Clients, die Zugangsdaten nicht nur lokal speichern, sondern auch an Server externer Firmen übermitteln (siehe Liste unsicherer E-Mail-Programme).