Obligatorische Mitgliedschaft

Für Zwecke der Verteilung wichtiger Informationen an alle FAU-Mitglieder gibt es an der FAU die Verteiler studierende@fau.de für alle Studierenden und mitarbeiter@fau.de für alle Beschäftigten der FAU. Die Mitgliedschaft in diesen Verteilern kann nicht gekündigt werden. Sie beginnt bzw. endet automatisch mit Beginn bzw. Ende der Zugehörigkeit zur entsprechenden Gruppe von FAU-Mitgliedern. In diese Kategorie fallen auch alle fakultäts-, studienfach-, studienabschluss- und semesterspezifischen Studierendenverteiler sowie alle einrichtungsbezogenen Beschäftigtenverteiler.

Optionale Mitgliedschaft (Opt-In-/Opt-Out-Newsletter)

Für andere Belange stellt das RRZE den Einrichtungen der FAU auf Anfrage spezielle Newsletter-Verteiler zur Verfügung, die je nach Verwendungszweck als Opt-In- oder Opt-Out-Verteiler eingerichtet werden können, d.h. die von den Studierenden und Beschäftigten der FAU über das IdM-Portal abonniert und abbestellt werden und die initial entweder abonniert (Opt-Out) oder abbestellt (Opt-In) sein können.

Verteiler studierende@fau.de

Vor dem Hintergrund, dass innerhalb der Universität immer mehr Informationen auf elektronischem Weg über den E-Mail-Verteiler studierende@fau.de an die Studierenden versandt wurden, aber auch aufgrund zahlreicher Kritik aus den Reihen der Studierenden zum Gebrauch dieses Verteilers in der Vergangenheit, hat die Studierendenvertretung der Universität Erlangen-Nürnberg der Universitätsleitung die Umsetzung von Regeln für die Verwendung dieses Verteilers vorgeschlagen. Die Universitätsleitung hat diese Regeln akzeptiert. Danach gilt für den Versand von E-Mails an den Verteiler studierende@fau.de folgendes Reglement:

Generell werden nur noch solche E-Mails an alle Studierenden versandt, die Informationen enthalten, die für die Adressaten in ihrer Eigenschaft als Studierende der Universität Erlangen-Nürnberg von Relevanz sind.

Um die eingehenden E-Mails schneller klassifizieren und mit dem E-Mail-Client auch direkt filtern zu können, sollen alle E-Mails im Betreff mit einem Präfix versehen werden:

stud-info: Mit diesem Präfix sollen alle E-Mails versehen werden, die für die Studierenden wichtige, studienrelevante Informationen enthalten. Hierunter fallen vor allem Nachrichten der Abteilung L der ZUV, aber auch der Studierendenvertretung, die Nachrichten zum Studium, der Lehre oder Prüfungen enthalten.

veranst-int: Hiermit werden alle E-Mails gekennzeichnet, die auf große und bedeutende Veranstaltungen der Universität Erlangen-Nürnberg und deren Einrichtungen hinweisen. Als Beispiele seien der Winterball, das Schloßgartenfest, der Dies academicus, die Lange Nacht der Wissenschaften, die Emmy-Nöther-Vorlesung sowie der ökumenische Gottesdienst genannt.

E-Mails dieser Kategorie sollten inzwischen bevorzugt nur noch über den entsprechenden Newsletter-Verteiler versandt werden, der als Opt-Out-Verteiler implementiert ist.

veranst-ext: Dieses Präfix ist für E-Mails gedacht, die Veranstaltungen bewerben, die von Einrichtungen organisiert werden, die nicht zur Universität Erlangen-Nürnberg gehören. Diese Kategorie sollte sehr restriktiv gehandhabt werden und nur bei Veranstaltungen verwendet werden, die für die Studierenden von Bedeutung sind.

umfrage: Mit diesem Präfix werden E-Mails versehen, durch die die Studierenden zur Teilnahme an einer Umfrage aufgefordert werden. Die Umfragen sollen nur durch die großen Servicedienstleister der Universität (Bibliothek, Rechenzentrum, Sprachenzentrum, Universitätsverwaltung, …) durchgeführt werden können und nur studentische Belange zum Gegenstand haben. Umfragen externer Institutionen sollen nicht weitergeleitet werden.

uni-angebot: Dieses Präfix kennzeichnet E-Mails, die auf neue oder aktualisierte Angebote der Universität hinweisen, wie z.B. spezielle Seminare, Ferienakademien, etc. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass diese Angebote auch für Studierende aller Fachrichtungen der Universität interessant sind.

Die E-Mails sollen ohne Dateianhang verschickt werden, um die Größe der E-Mails möglichst klein zu halten und um so die Schnelligkeit und Übersichtlichkeit des E-Mail-Verkehrs zu fördern. Stattdessen sollen notwendige Dateien in ein Webverzeichnis (z.B. FAUbox) ausgelagert und in der E-Mail per Link darauf verwiesen werden. Dabei ist PDF das präferierte Dateiformat.

Verteiler mitarbeiter@fau.de

Für den Verteiler aller Beschäftigten der FAU gilt analog, dass dieser nur für Informationen der Hochschulleitung sowie anderer Einrichtungen der FAU verwendet werden soll, die für alle Beschäftigten relevant sind.

Organisatorische Handhabung

Die inhaltliche und technische Freigabe der o.g. FAU-weiten Studierenden- und Beschäftigtenverteiler erfolgt durch die FAU-Postmaster. Bitte wenden Sie sich hierzu dorthin per E-Mail mit folgenden Angaben:

• vorgeschlagenes Präfix (s.o.) für die Betreffzeile (nur Studierendenverteiler)
• vorgeschlagener E-Mail-Text
• E-Mail-Adresse, die für den Versand berechtigt werden soll
• gewünschter Zeitpunkt/Zeitraum für den Versand
• ggf. elektronische Dokumente, auf die in der E-Mail verwiesen werden soll

Für die o.g. Newsletter-Verteiler kann die Moderation ggf. an die beauftragende Einrichtung delegiert werden, so dass die inhaltliche und technische Freigabe durch die Einrichtung selbst erfolgen kann.