Mailinglisten

Die Informationverteilung über Mailinglisten wird am RRZE derzeit mittels des Listenverwaltungssystems Mailman realisiert. Dieses System umfasst einen konfigurierbaren Zugriffsschutz bezüglich Abonnierung und Nutzung von Listen.

Mailman-Listen

Beantragung

Im Mailadministrationsbereich des IdM-Portals können Mailinglisten über ein Online-Antragsformular unter Beachtung der Richtlinien für Mailman-Listen beantragt werden.  FAU-Mitglieder können hierüber Listen unterhalb der globalen Listennamen-Präfixe beantragen. Präfix-Verantwortlichen stehen zusätzlich die in ihrem Verantwortungsbereich liegenden Präfixe zur Auswahl.

Mailman-Webinterface

Vom RRZE verwaltete, öffentlich sichtbare Mailman-Listen werden in der öffentlichen Listenübersicht angezeigt. Durch Klick auf den jeweiligen Listennamen gelangt man auf die Übersichtsseite der Liste und kann dort die Liste abonnieren, das Abonnement kündigen und persönliche Einstellungen ändern. Je nach Konfiguration der Liste muss das Abonnement bzw. dessen Kündigung von der beantragenden Person selbst und/oder vom Listenadministrator per E-Mail oder über das Webinterface bestätigt werden.

Listenadministratoren können in der Administrationsübersicht ihre Liste anklicken und gelangen mit ihrem Administratoren-Passwort auf die Administrationsseite ihrer Liste. Dort stehen ihnen eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten zur Verfügung. Die Parameter sind weitgehend verständlich beschrieben und meist mit ausführlichen Hilfetexten versehen.

Nachfolgend werden die wichtigsten der auf der Administrationsseite einer Mailman-Liste zugänglichen Konfigurationskategorien kurz erläutert.

  • Listenadministrator, optional: Listenmoderator (können jeweils auch mehrere sein)
  • Kurzbeschreibung der Liste, Begrüßungstext für neue Mitglieder
  • Diverse Schalter und Texte zu Benachrichtigungen an Administratoren und Listenmitglieder
  • Der Betreff der an eine Mailman-Liste adressierten E-Mails kann von Mailman mit einem Präfix versehen werden, das die Empfänger zur einfachen Filterung bzw. Sortierung verwenden können.

  • Ein-/Austragung von Mitgliedern (interaktiv oder Import einer als Textdatei vorliegenden Adressliste mit einer Adresse pro Zeile)

    • Definiert Nutzungs- und Zugriffsbeschränkungen: Wer ungehindert Nachrichten über die Liste verteilen, Mitglieder ein- und austragen und die Liste der Mitglieder einsehen darf
    • Abo-Regeln: subscribe_policy/unsubscribe_policy: Das selbständige Austragen (bei verpflichtenden Listen) oder Eintragen (bei geschlossenen Listen) kann unterbunden werden
    • Absender-Filter: „Moderation“ bedeutet, dass Nachrichten, die an die Liste geschickt werden, zunächst beim Listen-Administrator (List Owner) bzw. einem von diesem eingesetzten Moderator auflaufen und von diesem erst akzeptiert werden müssen, bevor sie tatsächlich verteilt werden. Alternativ kann dieser Nachrichten mit einem frei formulierbaren Text ablehnen oder stillschweigend verwerfen.
    • Empfänger-Filter: Es ist möglich, Mailaliase (Funktionsadressen) unter @fau.de für eine Mailman-Liste einzurichten, unter denen die Liste zusätzlich zur eigentlichen Listenadresse @lists.fau.de erreichbar ist. Konfigurierbar ist, ob die Listenadresse oder der Mailalias im Header stehen muss oder nicht. Falls nicht, dann darf die Liste z.B. auch in Bcc (Blindkopie) adressiert werden.
    • Spam-Filter: Über einen auf Basis perl-kompatibler regulärer Ausdrücke konfigurierbaren Header-Filter können z.B. offensichtliche Spam-Mails zur Moderation zurückgehalten oder gleich automatisch verworfen werden, bevor sie der Moderator zu Gesicht bekommt.

  • Nachrichten, die an die Liste gesendet werden, können archiviert werden. Es kann zwischen einem öffentlichen und einem privaten Archiv gewählt werden. Ein privates Archiv ist nur für die Listenmitglieder über deren persönliches Mitgliedspasswort zugänglich.

    • Ist die Bounce-Bearbeitung eingeschaltet, kann festgelegt werden, nach wie vielen Rückläufern (Bounces) eine Mitgliedsadresse von der Adressierung ausgenommen und nach wie vielen darauf folgenden Benachrichtigungen im Abstand von wie vielen Tagen die Mitgliedsadresse aus der Mitgliederliste entfernt wird.

     

    • Listenmitglieder können Nachrichtensammlungen statt Einzelnachrichten beziehen, wenn die entsprechende Option vom List Owner aktiviert wurde.

     

    • Bestimmte Typen von E-Mail-Anhängen können automatisch entfernt werden, bevor die E-Mail an die Listenmitglieder verteilt wird.

     

    • Aktivierbarer Themenfilter auf Basis perl-kompatibler regulärer Ausdrücke

     

    • Vom List Owner per Webinterface anpassbar sind die Texte der Listeninformationsseite, des Ergebnisses des Abonnements, der benutzerspezifischen Optionen, der Begrüßungs-E-Mail für neue Mitglieder sowie das Impressum für Nachrichtensammlungen.

     

    Mailman-Mailschnittstelle

    Die Mailschnittstelle ermöglicht es Nutzern und Administratoren, mit dem Listenverwaltungssystem per E-Mail zu kommunizieren. Dazu muss eine E-Mail, die im Betreff oder im Mailtext bestimmte Kommandos enthält, an die Adresse <listenname>-request@lists.fau.de gesendet werden. Das System interpretiert diese Angaben und wird dadurch zu entsprechenden Aktionen veranlasst. Eine Auflistung der verfügbaren Kommandos erhält man, wenn man an die obige Adresse eine E-Mail mit dem Betreff help schickt.

    Automatische Pflege von Mitgliederbeständen

    Am RRZE werden auch Mailman-Listen mit automatisch gepflegten Mitgliederbeständen eingesetzt. Beispielsweise dienen die Listen aller Studierenden und aller Beschäftigten der FAU u.a. der Hochschulleitung zur Verteilung wichtiger Informationen. Die Listenzugehörigkeiten basieren hierbei auf den dem Identity Management (IdM) der FAU verfügbaren Daten. Auf die gleiche Weise können für verschiedenste Studierenden- und Beschäftigtenkreise Listen zur Verfügung gestellt werden, die den Institutionen der FAU eine gezielte Informationsverteilung ermöglichen. Die Modalitäten zur Nutzung solcher Listen sind hier erläutert.