Funktionsadressen mit eigenem Postfach
Eine Funktionsadresse kann E-Mails an ein eigens dafür eingerichtetes Postfach zustellen. Für dieses Postfach als speichernde Stelle muss es eine verantwortliche Person geben. Derartige Postfächer können von verschiedenen RRZE-Diensten zur Verfügung gestellt werden. Unter dem FAUMail-Dienst wird ein solches Postfach als Funktionspostfach bezeichnet, Microsoft Exchange verwendet hierfür den Begriff Shared Mailbox.
Die Zugangsdaten für ein Funktionspostfach werden der verantwortlichen Person mitgeteilt. Diese kann dann über das FAUMail-Portal das Funktionspostfach verwalten.
Funktionsadressen ohne eigenes Postfach
Funktionsadressen ohne eigenes Postfach werden als E-Mail-Verteiler bezeichnet. Im Folgenden werden die verschiedenen Varianten zur Realisierung vorgestellt. Bitte beachten Sie, dass manche Realisierungen entweder technisch nicht umsetzbar sind oder nicht sinnvoll eingesetzt werden können, wenn ein oder mehrere Mitglieder des Verteilers nur Exchange- oder nur FAUMail-Postfächer besitzen.
Hierbei handelt es sich um die einfachste Form der Realisierung eines E-Mail-Verteilers, einen sog. Mailalias. Dies bedeutet, dass eine oder mehrere Personen auch unter dem Mailalias (der Funktions- oder Verteileradresse) erreichbar sind. Anders formuliert: Einer Funktionsadresse werden eine oder mehrere persönliche Zieladressen hinterlegt. Optional kann der Mailalias je nach Antrag in das globale Adressbuch von Outlook eingetragen werden. Als Pendant zum oben eingeführten Begriff Funktionspostfach wird für diesen Verteilertyp auch der Begriff Funktionsverteiler verwendet.
Soll ein E-Mail-Verteiler bestimmten Nutzungs- bzw. Zugriffsbeschränkungen unterliegen und/oder auch eine beliebige Anzahl beliebiger Adressaten enthalten können, dann ist hierfür eine Mailingliste das Mittel der Wahl. Das RRZE betreibt unter https://lists.fau.de eine Standardinstallation des Listenverwaltungssystems GNU Mailman, mit dem Nutzer und Administratoren u.a. bequem über eine Weboberfläche kommunizieren können. Nachdem eine Mailingliste beim Postmaster beantragt, von diesem genehmigt und erstellt wurde, kann sie dezentral gepflegt werden. Typische Merkmale einer Mailman-Liste sind detailliert einstellbare Nutzungs- und Zugriffsbeschränkungen (z.B. Moderation), Archivierung, Spamfilter, Inhaltsfilter, Nachrichtensammlungen statt Einzelnachrichten sowie automatische Verwaltung unzustellbarer Mitgliederadressen (Bounce Processing). Näheres dazu finden Sie unter Mailman-Listen.
Unter Microsoft Exchange lassen sich ebenfalls E-Mail-Verteiler erstellen. Diese werden dort als Distribution Lists bezeichnet. Solche Verteiler sind auf Exchange-Nutzer beschränkt und können dezentral gepflegt werden.
Unter Microsoft Exchange ist es möglich, gemeinsam genutzte Räume, Beamer, Autos, Verleihmaterial und Ähnliches als sog. Ressourcen einzutragen und zu verwalten. Diese Ressourcen können dann in Outlook gebucht (reserviert) und freigegeben werden. Durch ihren speziellen Typ können Räume auch als Besprechungsorte hinterlegt werden. Auf Grund der vielen Konfigurationsmöglichkeiten empfiehlt es sich, die Exchange-Administratoren zur Beratung anzusprechen.
Eine Funktionsadresse kann auch als Kontaktadresse für Support-Anfragen eingerichtet werden. Alle eingehenden Nachrichten an diese E-Mail-Adresse werden dann automatisch an das Helpdesk-System (OTRS) zugestellt und dort in eine entsprechend konfigurierte Queue eingeordnet. Kontaktieren Sie zur Beantragung einer solchen Adresse bitte rrze-otrs@fau.de.