Im Rahmen des kooperativen DV-Versorgungskonzepts und orientiert an der täglichen Praxis im Umgang mit der IT-Infrastruktur der FAU definiert das RRZE zu verschiedenen Arbeitsfeldern sogenannte IT-Beauftragte. Sie kommen als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen…) zum Einsatz.
IdM-Beauftragte sind innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Bestätigung des Bedarfs an personenbezogenen IT–Dienstleistungen des RRZE und die damit verbundenen IdM-Kennungen oder Funktionskennungen, sofern kein personenbezogener Datensatz automatisch im Identity Management (IdM) der FAU angelegt ist. Sie reichen die entsprechenden Anträge beim RRZE ein.
Personenbezogene IT-Dienstleistungen werden an der FAU nur bereitgestellt, wenn zuvor für die Person, die eine solche Dienstleistung nutzen will, ein personenbezogener Datensatz im Identity Management (IdM) existiert. Die Anlage von personenbezogenen Datensätzen erfolgt immer dann automatisch, wenn in der Tabelle der Nutzergruppen/-typen der Nutzertyp mit dem Zusatz „(automatisch)“ gekennzeichnet ist. Für diese Nutzertypen werden auch Basisdienstleistungen automatisch freigeschaltet.
Für alle anderen Nutzertypen können bei nachgewiesenem Bedarf personenbezogene Datensätze erzeugt und Dienstleistungen beantragt werden. Hierfür müssen durch den IdM-Beauftragten einer FAU-Organisationseinheit/externen Einrichtung die entsprechenden Anträge an das RRZE übermittelt werden.
Die Aufgaben des IdM-Beauftragten sind:
- Bestätigung des Bedarfs an IT–Dienstleistungen des RRZE und die damit verbundene IdM-Kennung, wenn kein personenbezogener Datensatz automatisch im IdM angelegt ist; Übermittlung des Antrags auf IdM-Kennung an das RRZE.
- Bestätigung des Bedarfs an Funktionskennungen für Personen, die aufgrund ihrer Tätigkeiten zusätzlich zum personenbezogenen Datensatz eine Funktionskennung benötigen; Übermittlung des Antrags auf Funktionskennung an das RRZE.
Der IdM-Beauftragte prüft die Identität des Antragstellers, unterzeichnet den jeweiligen Antrag und reicht ihn beim RRZE ein. Er ist für das RRZE der Zuständige bei Rückfragen zu beantragten Kennungen und Dienstleistungen.
Folgende Voraussetzungen sind für die Ernennung eines IdM-Beauftragten zu beachten:
- Er verfügt über eine gültige IdM-Kennung
- Er gehört:
- entweder zur Nutzergruppe Beschäftigte (FAU-Organisationseinheit)
- oder in der Nutzergruppe Sonstige zum Nutzertyp Mitglied einer externen Einrichtung und besitzt dort Mitarbeiterstatus (externe Einrichtung)
Die Rechte und Pflichten der IdM-Beauftragten sind in den Richtlinien für die Administration des IdM-Datenbestandes der FAU festgehalten.
IdM-Beauftragte werden von der Einrichtungsleitung im IdM-Cockpit für Einrichtungsleitungen ernannt.
Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.
Eine RRZE-Kontaktperson ist von einer FAU-Organisationseinheit immer dann zu benennen, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des Rechenzentrums in Anspruch genommen werden. Sie ist für das RRZE der abrechnungstechnische Ansprechpartner bzgl. aller Vorgänge, die über ihre vom RRZE vergebenen Kundennummern abgewickelt werden.
Die Aufgaben der RRZE-Kontaktperson innerhalb einer FAU-Organisationseinheit sind:
- Beantragung von Speichererweiterungen für Exchange-Mailboxen
- Beantragung virtueller Maschinen und Erteilung von (Änderungs-)Aufträgen für bestehende virtuelle Maschinen (z.B. Konfigurationsänderungen)
- Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
- Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
- Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
- enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
- Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen
Folgende Voraussetzungen sind für die Ernennung einer RRZE-Kontaktperson zu beachten:
- Sie verfügt über eine gültige IdM-Kennung
- Sie gehört zur Nutzergruppe Beschäftigte
Für RRZE-Kontaktpersonen gelten die Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), sowie ggf. Regelungen, die in Software–Nutzungsbedingungen festgehalten sind.
Der IT-Betreuer ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Betreuung der IT-Systeme (Datennetz, Rechner, weitere IT-Komponenten) und deren Koordination mit dem RRZE.
Die IT-Versorgung an der FAU folgt ihrer räumlich dezentralen Struktur. Die Vernetzung der Standorte sowie die Anbindung der Netzwerkdosen an das FAU-Datennetz obliegen dem RRZE. Der Betrieb und die Systempflege der Arbeitsplatzrechner und anderer IT-Geräte der FAU-Organisationseinheiten, die physikalische sowie die logische Anbindung an das FAU-Datennetz werden von IT-Betreuern in Koordination mit dem RRZE vorgenommen.
Die Aufgaben des IT-Betreuers innerhalb einer FAU-Organisationseinheit sind im Bereich des Datennetzes:
- Konfiguration von Rechnern (z.B. IP-Adresse, Gateway-Adresse, Subnetzmaske eintragen)
- Anschluss von Rechnern an einer Netzwerkdose (z.B. Patch-Kabel einstecken)
- Verwaltung des IP-Adressraumes im Subnetz der FAU-Organisationseinheit (z.B. Beantragen von IP-Adressen, Freigabe nicht mehr genutzter IP-Adressen)
- Durchführen von ersten Maßnahmen bei Sicherheitsvorfällen (z.B. Trennen des Rechners vom Netz) in Absprache mit dem RRZE bzw. auf dessen Anweisung
Die Aufgaben des IT-Betreuers innerhalb einer FAU-Organisationseinheit sind im Bereich des Betriebes von Rechnern und anderen IT-Komponenten:
- Installation von Hardware, Software und Peripherie
- Wartung von Hardware, Software und Peripherie
- Datensicherung
- Installation der System- und Anwendungssoftware
- Überwachung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Software (die Beschaffung der Lizenzen erfolgt über die RRZE-Kontaktperson)
- Beachten von Sicherheitsaspekten
- Fehlerregistrierung, -eingrenzung, -behebung
Folgende Voraussetzungen sind für die Ernennung eines IT-Betreuers zu beachten:
- Er verfügt über eine gültige IdM-Kennung
- Er gehört zur Nutzergruppe Beschäftigte
Die Rechte und Pflichten des IT-Betreuers sind in den Richtlinien zur Nutzung des FAU-Datennetzes sowie in den IT-Richtlinien festgehalten.
IT-Betreuer werden von der Einrichtungsleitung im IdM-Cockpit für Einrichtungsleitungen ernannt.
Der Webmaster ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung zuständig für die Verwaltung sowie die technische und inhaltliche Pflege des Webauftritts.
Die Veröffentlichung von Inhalten im Word Wide Web (WWW) unterliegt strengen Auflagen. Das RRZE bietet für die Gestaltung von Webauftritten Werkzeuge an, die die Einhaltung verbindlicher Regeln (z.B. Berücksichtigung der Richtlinien für barrierefreie Webinhalte, WCAG V2.1) unterstützen. Die Webmaster-Richtlinien geben einen Leitfaden vor, der für die Einrichtung und Pflege von Webseiten zu beachten ist.
Die inhaltliche Verantwortung bezüglich Einhaltung von Rechtsvorschriften gemäß § 6 aus dem Mediendienstestaatsvertrag, MDStV trägt die Leitung der FAU-Organisationseinheit, die den Webauftritt beantragt hat. Sie kann die inhaltliche Pflege an Webmaster delegieren. Webmaster benötigen zur Ausführung dieser Aufgabe eine sogenannte Webmasterkennung, die ausschließlich für die Pflege und Verwaltung von Webauftritten bereitgestellt wird.
Die Aufgaben des Webmasters innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung sind:
- Technische und inhaltliche Betreuung des beantragten Webauftritts
- Kündigung von Webauftritten
- Freigaben von Rechten an weitere Personen als Redakteure oder Bearbeiter.
- Beantragung weiterer für den Webauftritt benötigter (auch kostenpflichtiger) Dienstleistungen (z.B. Datenbanken, weitere Domainnamen, Aliase zu einer Domain)
Folgende Voraussetzungen sind für die Ernennung eines Webmasters zu beachten:
- Er verfügt über eine gültige IdM-Kennung.
- Er ist auf digitalem Wege (E-Mail) erreichbar.
Die Rechte und Pflichten der Webmaster sind in den Richtlinien für Webauftritte an der FAU festgehalten.
Webmaster werden im Rahmen der Beantragung von Webdiensten ernannt.
Die Leitung einer FAU-Organisationseinheit, die Dienstleistungen des RRZE in Anspruch nimmt bzw. nehmen möchte, muss entweder sich selbst oder mindestens einen Beschäftigten als IT-Beauftragten benennen.
Die Leitung einer FAU-Organisationseinheit ist verantwortlich für den ordnungsgemäßen Betrieb der Datenverarbeitungssysteme gemäß den Benutzungsrichtlinien der FAU in der jeweils aktuellen Fassung. Je nach Bedarf der FAU-Organisationseinheit / der externen Einrichtung ergeben sich Aufgaben, die von der FAU- Organisationseinheit / der externen Einrichtung in Abstimmung mit dem RRZE erbracht werden müssen. Zur Unterstützung bei der Umsetzung dieser Aufgaben kann die Leitung einer FAU-Organisationseinheit / einer externen Einrichtung sogenannte „IT-Beauftragte“ im IdM-Cockpit für Einrichtungsleitungen benennen:
- IdM-Ansprechpartner
- RRZE-Kontaktperson
- IT-Betreuer
- Webmaster
Das RRZE bietet Hilfe und Unterstützung für die Leitung und die von ihr benannten „IT-Beauftragten“ an. Es lädt sie regelmäßig zu seinen Veranstaltungsreihen ein und versorgt sie mit Informationen über sein Dienstleistungsangebot und über technische Neuerungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie.
Neben IT-Beauftragten, die von der Leitung einer FAU-Organisationseinheit benannt werden, ergibt sich bei der IT-Nutzung an der FAU weiterer Koordinationsbedarf.
Der Präfix-Verantwortliche ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beantragung von Kurzformen für die Bezeichnung einer FAU-Organisationseinheit (z.B. LFT als E-Mail-Präfix für den Lehrstuhl für Fertigungstechnologie), die in Funktions-E-Mail-Adressen oder im Adressbuch zur Differenzierung gleichnamiger Personen erscheinen können.
Zur Strukturierung des gemeinsamen Namensraums an der FAU in den Bereichen nicht-personenbezogene E-Mail und Windows-Dienste werden sogenannte Präfixe vergeben. Hierbei muss für jedes Präfix mindestens ein Verantwortlicher hinterlegt werden. Daneben hat ein Verantwortlicher idealerweise noch mindestens einen Stellvertreter, welcher sich auch auf die oben genannten Bereiche beschränken lässt. Der Präfix-Verantwortliche ist für das RRZE der Ansprechpartner in allen weiteren Fragen zu diesem Präfix.
Die Aufgaben des Präfix-Verantwortlichen sind:
- Beantragen, Löschen und Ändern neuer Funktions-E-Mail-Adressen
- Vorschlagen des Nachfolgers sowie dessen Vertretung
Folgende Voraussetzungen sind für die Ernennung eines Präfix-Verantwortlichen zu beachten:
- Er verfügt über eine gültige IdM-Kennung
- Er gehört:
- entweder zur Nutzergruppe Beschäftigte (FAU-Organisationseinheit)
- oder in der Nutzergruppe Sonstige zum Nutzertyp Mitglied einer externen Einrichtung und besitzt dort Mitarbeiterstatus (externe Einrichtung)