Das Identity Management System (IdMS) der FAU ist die zentrale Personenverwaltung der Universität. Daten aus verschiedenen Quellsystemen (u. a. Personalverwaltung, Studierendenverwaltung, Promovierendenverwaltung) werden importiert, bearbeitet und an Zielsysteme geleitet, wie z. B. WLAN (eduroam), E-Mail-Adressen, FAUcard und Universitätsbibliothek, so dass z. B. eine zentrale Passwortverwaltung über alle angeschlossenen Systeme möglich ist. Daneben gibt es Auskunft über die gespeicherten persönlichen Daten. IdM unterliegt einer stetigen Weiterentwicklung; so auch die dazugehörige Benutzeroberfläche, das IdM-Portal. Es erhielt vor nicht allzu langer Zeit neben einem neuen Aussehen auch eine Reihe an neuen Funktionalitäten.
Um alle Dienstleistungen, die an der entsprechenden Zugehörigkeit hängen, an der FAU nutzen zu können, muss das IdM-Konto zunächst aktiviert werden. Hierzu notwendig ist der so genannte Aktivierungsbrief sowie der darin angegebene einmalig gültige Aktivierungscode.
- Beschäftigte, die einen Arbeitsvertrag an der FAU haben, werden im IdM automatisch angelegt und erhalten den Aktivierungsbrief gegen Vorlage eines gültigen Ausweises an einer Service-Theke oder per E-Mail nach Anfrage an einer Service-Theke. Die FAUcard für Beschäftigte muss im IdM-Portal angefordert werden.
- Neu für Studienbewerberinnen und Studienbewerber ist die Registrierung auf www.idm.fau.de, um eine Kennung zu erhalten, mit der sie sich am IdM-Portal anmelden können, um die Login-Daten auch für den Zugang zum Bewerbungsportal Campo zu erhalten. Die Aktivierung der IdM-Kennung zur Nutzung weiterer Dienstleistungen an der FAU erfolgt bei Immatrikulation. Den können Studierende im Portal Campo herunterladen.
- Promovierende erhalten den Aktivierungsbrief vom Graduiertenzentrum, sobald sie sich beim Portal docDaten angemeldet haben. Nur mit der persönlichen Immatrikulation können Promovierende zusätzlich eine FAUcard als Studierende erhalten.
- Ausländische Forschende, die an einer der fünf Fakultäten der FAU forschen, aber weder an der FAU einen Arbeitsvertrag haben noch promovieren, gelten als Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler. Sie müssen das Gastwissenschaftlerverfahren durchlaufen und einen IdM-Antrag über ihren FAU-Lehrstuhl stellen.
Damit kein Suchen auf Unterseiten mehr nötig ist, werden alle relevanten Daten bereits auf der Einstiegseite angezeigt. Sie besteht aus dem Menü auf der linken Seite und einem Inhaltsblock. Die Anzahl der Menüpunkte ist bewusst gering gehalten. Wichtiger ist vielmehr, dass der direkte Zugriff auf die wichtigsten Aktionen möglich ist. Diese sind unter „Einstellungen“ sichtbar und gegliedert in
- IdM-Passwort (neues Passwort setzen und Wiederherstellungsoptionen anpassen)
- E-Mail (Anzeigename, Abonnements von Newslettern)
- Profilbild (Bild aktualisieren oder löschen)
- Adressen (neue Adressverwaltung)
Das Modul „Anfragen/Aufgaben“ ist im IdM-Portal für jeden Nutzenden sichtbar und bietet die Möglichkeit, komplexe Prozesse wie das Beantragen einer Dienstleistung bei einer Abteilung der FAU, mittels einer sogenannten „Workflow-Engine“ abzubilden. Einmal abgebildete Abläufe können im laufenden System in Betrieb genommen und später auch aktualisiert werden. Die einzelnen Versionen und Instanzen (evtl. mit noch laufenden Instanzen) bleiben für die Nachverfolgung erhalten.
Ein Beispiel zeigt die folgende Abbildung zum Akzeptieren der Allgemeinen Benutzungsordnung der Bayerischen Staatlichen Bibliotheken.