Overleaf

Das RRZE hat mit dem britischen Vertreter von Overleaf, der Digital Science UK, einen Campusvertrag zu einem Festpreis für 3 Jahre geschlossen. Bezugsberechtigt sind wissenschaftlich Beschäftigte und Studierende der Naturwissenschaftlichen Fakultät, der Technischen Fakultät sowie der Sonderforschungsbereiche und DFG-Graduiertenkollegs der FAU. Das RRZE kommt damit dem großen Bedarf entgegen und stellt die Lizenzen zentral und günstiger als in der Einzelbeschaffung bereit.

Bedingungen für die Nutzung von Overleaf-Lizenzen

Die wissenschaftliche Schreib- und Publikationssoftware

Overleaf ist eine intuitiv zu bedienende Online-Plattform für die kollaborative Bearbeitung von LaTeX-Dokumenten, die mit tausenden Vorlagen für die Erstellung von wissenschaftlichen Dokumenten ausgestattet ist. Overleaf kann plattformunabhängig in jedem Browser verwendet werden.

  • Kollaboration: gemeinsame Nutzung von Dokumenten, gleichzeitige Bearbeitung und Kommentierung, Änderungen in Echtzeit verfolgen, stets die Übersicht über den Projektverlauf behalten, inklusive Versionskontrolle
  • Speziell entwickelt für wissenschaftliches und technisches Schreiben, unterstützt durch LaTeX: einfache Formatierung, korrekte Darstellung von Formeln, Abbildungen und Tabellen, Einbindung von Bibliographien und Zitaten, integrierte Vorlagen, erweiterte Referenzsuche

Die FAU hat einen Campusvertrag mit den Overleaf Professional-Features

für die  Naturwissenschaftliche Fakultät, die Technische Fakultät sowie die Sonderforschungsbereiche und DFG-Graduiertenkollegs geschlossen.

Bezugsberechtigt sind wissenschaftlich Beschäftigte der Naturwissenschaftlichen Fakultät, der Technischen Fakultät sowie der Sonderforschungsbereiche und DFG-Graduiertenkollegs. Die Software ist ausschließlich in der akademischen Forschung und Lehre zu verwenden. Auftragsarbeit oder kommerzielle Nutzung sind nicht gestattet. Bestellungen können RRZE-Kontaktpersonen über das RRZE-Kundenportal zu den in der Preisliste angegebenen Preisen tätigen.

Beschäftigte dürfen die Software auf Dienstgeräten verwenden. Ein Home Use-Recht wird ebenso gewährt, so dass die Nutzung auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten möglich ist.

Studierende der Naturwissenschaftlichen Fakultät und der Technischen Fakultät finden die Informationen zum kostenlosen Zugang ab dem Wintersemester 2024/2025 auch in StudiSoft.de.

Overleaf für Lehrende, Forschende und Studierende

Lizenzbereich: Naturwissenschaftliche Fakultät, Technische Fakultät, Sonderforschungsbereiche, DFG-Graduiertenkollegs

Laufzeit: 01.08.2024 – 31.07.2027

Verfügbare Produkte:

  • Overleaf Professional (plattformunabhängige Browser-App)

Informationen für Beschäftigte und Studierende

Overleaf ist ein cloudbasierter Web-Dienst. Die Overleaf-App ist plattformunabhängig über alle gängigen Browser erreichbar.

Overleaf gibt es nur als

  • Einzelplatzlizenz (Single User) bzw. Named User License (= NUL)

Je nutzende Person ist eine Lizenz erforderlich. Eine Multiuser-Lizenz gibt es nicht.

Lizenzbereich: Naturwissenschaftliche Fakultät, Technische Fakultät, Sonderforschungsbereiche, DFG-Graduiertenkollegs

  • Die Software darf nur von Hochschulangehörigen der FAU eingesetzt werden.
  • Die Software darf nur für dienstliche Zwecke verwendet werden; außeruniversitäre und private Nutzung sind in jeder Form ausgeschlossen.
  • Die Software darf durch nur eine (1) Person genutzt werden.
Für die FAU gilt: Software ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags darf die Software nicht mehr eingesetzt werden.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende. Insbesondere sind alle Installationen auf Privatgeräten zu entfernen.
  • Es gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers.

Allgemeine Nutzungsbedingungen und Bedingungen für die Nutzung der Akademischen Lizenz: https://www.overleaf.com/for/customers/terms

  • Beschäftigte der FAU [NAT, TECH, SFB] wenden sich bei Bedarf an die zuständige RRZE-Kontaktperson, die Lizenzen im RRZE-Kundenportal bestellen und die im Portal für die Lizenzverwaltung auf eine Person zuweisen kann. – Kosten: gemäß RRZE-Software-Preisliste. Alle Nutzerinnen und Nutzer müssen mit den Nutzungsbedingungen, die sie nach Zuweisung des Abos per E-Mail erhalten, einverstanden sein.
  • Studierende der FAU [NAT, TECH] finden die Informationen zum kostenlosen Zugang ab dem Wintersemester 2024/2025 auch in StudiSoft.de. Die Anmeldung ist auch direkt möglich (s.u.).

Overleaf kann in jedem Browser verwendet werden, nachdem sich berechtigte Nutzerinnen und Nutzer über Single-Sign-On (SSO) für ein Konto angemeldet haben.

Overleaf erhebt den Anspruch, dass die Software auch für LaTeX-unkundige Anwender nach kurzer Einarbeitung leicht zu bedienen ist.

Sicherheitshinweise und Datenschutz

Erst, wenn im Anmeldevorgang die Zustimmung erteilt ist, wird ein Overleaf-Konto erstellt bzw. ein vorhandenes Overleaf-Konto mit der Campuslizenz verknüpft und es findet eine Übertragung von persönlichen Daten an Digital Science UK Limited (mit Sitz in UK & USA) statt:

  • Name
  • Vorname
  • E-Mail-Adresse der FAU
  • IdM-Kennung
  • Angehörigkeit und Mitgliedsstatus zur FAU.

Der Anmeldevorgang kann abgebrochen werden, ohne dass eine Datenübertragung stattgefunden hat.

Nutzerinnen und Nutzer haben die Möglichkeit, freiwillig weitere Angaben in Ihrem Profil zu hinterlegen. Diese Informationen können für andere Personen, auch außerhalb der FAU, sichtbar sein. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, wenn dies für die Nutzung der Software zwingend erforderlich ist.

Overleaf ist eine browserbasierte App mit einem Cloud-Speicherdienst, der vom Betreiber außerhalb der EU betrieben wird und nur bedingt der deutschen bzw. der europäischen Gesetzgebung (DSGVO) unterliegt.

Overleaf ist ein Online-Tool und nur mit Internetverbindung funktionsfähig.

Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Dienstvorschriften.

Es gibt keine Verknüpfung oder Synchronisation zwischen zwischen dem Cloud-Service und den IT-Systemen der FAU. Aktivierung und Nutzung der Cloud-Services sind freiwillig und unterliegen strengen Auflagen, insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Dienstgeheimnissen sowie Sicherheitsmaßnahmen.

Auf das persönliche Overleaf-Benutzerkonto hat die FAU keinen Zugriff. Wenn die Verknüpfung zur Campuslizenz getrennt wird, besteht das Konto weiter. Wenn Nutzerinnen und Nutzer das Benutzerkonto löschen wollen, dann müssen sie sich an support@overleaf.com wenden.

Datenschutzerklärung

Es gelten die Bedingungen zur Nutzung der Akademischen Lizenz von Overleaf:
https://www.overleaf.com/for/customers/terms
Die Datenschutzerklärung ist unter diesem Link ebenso verfügbar.

Vertragsbestandteil ist ein Data Processing Addendum, abrufbar unter: https://terms.dsrsi.com/public/DigitalScienceDPA
Liste der Unterauftragnehmer: https://www.overleaf.com/learn/how-to/Overleaf_data_processors

Die Datenschutzerklärung zur Nutzung der Software ist zur Kenntnis zu nehmen: https://www.overleaf.com/legal#Privacy

Einstellungen zur Barrierefreiheit können im jeweils genutzten Browser vorgenommen werden. Darüber hinaus trifft der Hersteller keine Aussage bzw. ist mit Einschränkungen in der Barrierefreiheit zu rechnen.

Mit Overleaf-Software lassen sich Inhalte barrierefrei und ansprechend gestalten. Beispiel: Barrierefreie Papiervorlage (IEEE Citation Style)h

Es gibt eine Vielzahl an Apps zur Textverarbeitung, Erstellung von pdf-Dokumenten und Publikation. Das Besondere an Overleaf ist die weit verbreitete Nutzung zur Zusammenarbeit in den Natur- und Technischen Wissenschaften.

Alternativen für ähnliche Nutzungsszenarien: