Neu ab 08/2022:

Für Adobe Acrobat Professional hat die FAU eine Personal-Flatrate, so dass jeder, der die Software nutzen möchte, auch eine Lizenz selbstständig im IdM beantragen kann. Die Finanzierung erfolgt zentral über die Fakultäten, so dass die Einrichtungen keine Einzelbestellungen vornehmen müssen und die Einzelabrechnung der Lizenzen entfällt.

Die personengebundene Lizenz (NUL = named User License) ist für Beschäftigte der FAU direkt nutzbar, wenn die IT-Verantwortlichen die vom RRZE bereitgestellte Software (Anmeldung mit Kontaktpersonen-Kennung) auf den Dienstgeräten installiert haben.

Ebenso können CIP-Pools, Bibliotheken und Labore die gerätegebundene Lizenz (SDL = Shared Device License) nach Freischaltung durch das RRZE nutzen.

Es ist möglich, weitere Adobe-Produkte bedarfsentsprechend auch in geringen Mengen über das sogenannte Value Incentive Program (VIP) von Adobe zu beziehen. Die Laufzeit beträgt mindestens 12 Monate und maximal 4 Jahre. Die Lizenzierung erfolgt als personengebundene Mietlizenz (s.u.). Anfrage ist an software@fau.de zu stellen.

Die Campusverträge beinhalten ein umfassendes Support-Paket. Fragen zu Administration & konkreten Anwenderproblemen können gestellt werden, bis hin zu Expert-Sessions, um komplexere Fragestellungen mit dem Adobe-Support-Team persönlich zu besprechen. Über eine Support-Admin-Rolle im Adobe-Portal können Power-User, Verantwortliche für interne Kundenberatung oder Kontaktpersonen mit vielen Kunden und Themen einen eigenen Zugang erhalten. Bei Bedarf bitte an software@fau.de wenden.

Die genannten Adobe Cloud-Produkte sind in drei Varianten verfügbar:

• personengebundene Lizenzen (Abkürzung: NUL = Named User License) sind an eine Person gebunden, nicht an ein Gerät. Personen können sich damit auf verschiedenen Dienstgeräten mit ihrer Adobe Federated ID einloggen und die Software nutzen. Die Lizenzen und Programme können auf bis zu zwei Dienstgeräten genutzt werden (jedoch nicht gleichzeitig). Nach Anmeldung auf einem dritten Gerät fordert das Programm, dass mindestens ein anderes Gerät deaktiviert wird, bevor es genutzt werden kann.
• Shared Device Lizenzen (Abkürzung: SDL; auf deutschsprachigen Adobe-Webseiten wird der Begriff Multi-User Gerätelizenzen verwendet) sind gerätebasierte Lizenzen, d.h. pro Gerät wird eine Lizenz benötigt. SDL sind vor allem für CIP-Pools, Bibliotheken, Unterrichtsräume geeignet. Nutzer:innen müssen sich an jedem Gerät mit der Adobe Federated ID anmelden. Personen, die bereits eine NUL haben, können sich auch an einem Gerät mit SDL anmelden, wobei allerdings eine SDL und zusätzlich eine NUL verwendet wird. SDL dürfen nicht auf Terminal Servern verwendet werden. Geräte mit Shared Device Lizenzen sind nicht für Home Use gestattet (keine Installation auf Privatgeräten, kein „work at home“, kein BringYourOwnDevice) .
• Ausschließlich für Adobe Acrobat Professional haben wir spezielle Multi-User Gerätelizenzen (Seriennummern aus dem ETLA FTE), die sich im Unterschied zu den Shared Device-Lizenzen nicht auf die neueste Version updaten lassen, sondern nur die Version Acrobat 2020 unterstützen. Ansonsten gelten die Aussagen über SDL.

Die personengebundene Lizenzierung (NUL) von Adobe Cloud-Produkten wird an der FAU über eine sogenannte Adobe Federated ID umgesetzt. Die Verwendung der Identität wird bei der Erstellung der Installationspakete konfiguriert. Zusammen mit einer gültigen Lizenz können die Programme dann genutzt werden.

Zur Klarstellung:

• Adobe erzwingt die Verwendung von personenbezogenen IDs. Ohne nutzerbasierte Lizenzierung dürfen Sie ab 01.12.2021 viele Adobe-Produkte nicht mehr einsetzen. Aufgrund der großen Marktmacht von Adobe war hier deutschlandweit kein anderes Verhandlungsergebnis zu erzielen. Dies hat zur Folge, dass Sie nicht nur Lizenzen bestellen, sondern diese auch vor der Benutzung jeweils einzelnen Personen zuordnen müssen. Im Einzelfall können sich erhebliche Kostensteigerungen ergeben. Es lohnt sich deshalb ein Blick auf Alternativprodukte (s.u.).
• Seriennummern für Produkte, die jetzt in Creative Cloud enthalten sind, waren durch den Adobe ETLA-Rahmenvertrag nur noch bis 20.11.2020 nutzbar, die Übergangsfrist endet endgültig am 30.11.2021. Bei Geräten, auf denen bereits eine seriennummernbasierte Version von Adobe installiert ist, muss ggf. vorher die alte Seriennummer vom System entfernt werden (siehe APTEE).
• Die Lizenzierung von einzelnen Applikationen ist ab 01.12.2021 ebenfalls nicht mehr möglich. Dies bedeutet, dass Adobe Photoshop, InDesign Premiere und Co. nur über die Adobe Creative Cloud All Apps verwendet werden können.
• Laut Vertrag ist nur die Virtualisierung von Acrobat Pro DC (NUL) erlaubt. Adobe gestattet Virtualisierung auf Servern der Institution und die Nutzung durch Geräte, über die die Institution allein verfügen kann. Zu jedem Zeitpunkt muss gewährleistet sein, dass a) die virtuelle Applikation nur von Dienstgeräten, denen die Lizenz fest zuwiesen ist, ausgeführt werden kann und dass b)  die Anzahl Dienstgeräte, die eine virtuelle Applikation nutzen, zu keinem Zeitpunkt die Anzahl an aktiven Lizenzen übersteigt. Wenn die Zuweisung von Lizenzen gemäß a) nicht möglich ist, muss die maximale Anzahl an Computern, welche Zugriff auf die virtuelle Applikation haben, lizenziert werden.
• Kein Concurrent Use, kein Pooling von Acrobat Pro DC (NUL) erlaubt. Bei Dualboot ist pro Betriebssystem eine Lizenz erforderlich.
• Für Adobe CC NUL und SDL ist Virtualisierung nicht möglich.

(Weitere Informationen gibt Adobe zur Lizenzierung von Adobe-Produkten und zur Virtualisierung.)

An der FAU können die Produkte Adobe CC, Captivate und Acrobat Pro DC für Dienst- und CIP-Computer gemietet werden.

• Beschäftigte der FAU können personengebundene Lizenzen für Dienstgeräte über die zuständige RRZE-Kontaktperson und das RRZE-Kundenportal beziehen – Ausnahme: Adobe Acrobat, siehe ausführliche Anleitung.
• Studierende der FAU können in CIP-Pools, die über Adobe-CC-Lizenzen verfügen, die Programme kostenfrei unter Verwendung einer Adobe Federated ID nutzen, siehe ausführliche Anleitung. Über die Verfügbarkeit gibt das Betreuungspersonal vor Ort Auskunft.
• Für die Lizenzierung von Adobe Acrobat Multi-User und Adobe CC SDL ist die für den jeweiligen CIP-Pool verantwortliche Einrichtung zuständig. Gerätegebundene Lizenzen können von den Einrichtungen nach individueller Beratung unbegrenzt zur Verfügung gestellt werden. Anfrage ist an software@fau.de zu stellen.
• Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangen erhalten Lizenzen und Installationsdateien über das MIK des Universitätsklinikums.

Mit Adobe können Dokumente barrierefrei erstellt werden. Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation von Adobe etwa zu Acrobat Pro und InDesign.

Ebenso ist eine Prüfung von Dokumenten auf Ihre Barrierefreiheit möglich.

Hilfestellung bieten auch die RRZE-Anleitungen zur Erstellung von barrierefreien PDFs.

Ein Adobe-Webinar zur Barrierefreiheit ist ebenso verfügbar.

Adobe stellt für viele Produkte Berichte zur Barrierefreiheit bereit. Diese basieren auf dem Voluntary Product Accessibility Template EU. Dieses bildet die Anforderungen der europäischen Norm EN 301 549 (PDF, 2 MB) ab. Die Berichte berücksichtigen jedoch noch nicht die aktuellste Fassung EN 301 549 V2.1.2.

Das Angebot von Adobe unterliegt den Bestimmungen aus dem Rahmenvertrag Adobe Enterprise Term License Agreement (ETLA).

Eine gezielte umfangreiche Verarbeitung von Kategorien besonderer personenbezogener Daten im Rahmen der On-Demand-Dienste ist nicht gestattet, ebenso die Dienstnutzung in Russland oder China.

Einzelne Dienste können zudem der Datenschutzrichtlinie von Adobe unterliegen: https://www.adobe.com/de/privacy/policy.html

Sicherung und Archivierung der Daten müssen eigenverantwortlich durch die Nutzenden erfolgen.

Bestimmungen und Informationen sind bei Bestellungen über das RRZE-Kundenportal an die durch die Bestellung begünstigten Personen weiterzugeben.

Die Speicherung eigener Inhalte, Wissenssammlungen oder im Austausch über die Adobe-Cloudlösung erhaltene Inhalte sind primärer Einsatzzweck.

Allgemein gilt: Unveröffentlichte Personenbezogene Daten von Personen, die nicht Adobe Cloud-Lösungen nutzen (Fall 1), dürften ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung (Fall 2) unterliegen, unverschlüsselt in das Speicherangebot des Dienstes übergeben werden. Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung, für Fall 2 Krankmeldungen und Forschungsverträge mit Geheimhaltung.

Die Bearbeitung von Dokumenten und Daten, die personenbezogene Informationen anderer Personen als des Bearbeiters enthalten (Fotos, Audio- und Videoaufnahmen etc.), ist nur mit ausdrücklicher (schriftlicher) Zustimmung der betroffenen Personen erlaubt.

Die Verarbeitung und Speicherung von urheberrechtlich geschütztem Material mithilfe der Adobe Cloud-Produkte und -Dienste ist nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechts erlaubt. Das Dienst- und Amtsgeheimnis muss gewahrt sein.

Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorvorgaben der Benutzungsordnung der Einrichtung entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.

Soweit mit der Anwendung personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden, müssen die Vorschriften des Datenschutzes eingehalten und die Erfüllung der Informationspflichten sichergestellt werden.

Eine Adobe Federated ID ist eine organisationsspezifische ID, die von der FAU erstellt wird. Die FAU verwaltet auch die Benutzerinformationen und steuert die Authentifizierung. Mit der Adobe Federated ID wird ein Adobe-Benutzerkonto erzeugt, das wiederum für die Nutzung von Adobe Cloud-Diensten und Adobe-Programmen benötigt wird.

Die Adobe Federated ID wird an der FAU aus der IdM-Benutzerkennung generiert. Dazu ist es erforderlich, dass die Nutzer:innen die IdM-Kennung für diesen Dienst freischalten (IdM-Portal Self Service > Allgemeine Einstellungen > Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud-Dienste > Adobe > Häkchen setzen).

Nach der Freischaltung wird automatisch die Adobe Federated ID erzeugt, mit der bei Vorliegen gültiger Lizenzen die Programme und Dienste genutzt werden können. Mit der Freischaltung der IdM-Benutzerkennung für eine Adobe Federated ID wird zugleich die

• Zustimmung zu den Benutzungsrichtlinien von Adobe: https://www.adobe.com/de/legal/terms.html) und
• Zustimmung zu den produktspezifischen Bedingungen für alle Creative Cloud Apps und Services für Video, Design, Fotografie und Web: https://www.adobe.com/de/legal/terms/enterprise-licensing/cc-product-terms.html.

erteilt. Die Nutzung der Federated ID und dazugehöriger Adobe Cloud-Produkte ist freiwillig. Ein Benutzungszwang bedarf der Zustimmung von Personalrat und Datenschutzbeauftragtem.

Widerruf

Nutzer:innen können ihre Adobe Federated ID löschen, um die Verbindung zum Adobe Cloud Products System zu trennen. Die automatische Löschung erfolgt, indem im IdM-Benutzerkonto die Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud Dienste von Adobe Inc. entzogen wird (IdM-Portal Self Service > Allgemeine Einstellungen > Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud Dienste > Adobe > Häkchen entfernen).

Zweck der Datenverarbeitung ist die Erstellung einer Adobe Federated ID, mit der – lizenzabhängig – Produkte der Firma Adobe Inc. im Rahmen der Zugehörigkeit zur FAU genutzt werden können. Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die der FAU von Nutzer:innen zur Verfügung gestellt werden oder die wir im Rahmen der Tätigkeit an der FAU in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG). Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von Adobe-Produkten oder der Adobe Federated ID statt.

Das Adobe Federated ID-Benutzerprofil enthält zunächst nur den Vor- und Nachnamen von Nutzer:innen, sowie die im IdM-Benutzerkonto hinterlegte FAU-Email-Adresse. Nutzer:innen haben die Möglichkeit, freiwillig weitere Angaben in ihrem Profil zu hinterlegen. Diese Informationen können für andere Personen, auch außerhalb der FAU, sichtbar sein.

Wir verarbeiten alle Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Nutzung der Adobe Federated ID an der FAU erfolgt im Rahmen der freiwilligen Nutzung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und im Übrigen im Rahmen der Erfüllung von Dienstaufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG.

Um die Adobe Federated ID nutzen zu können, werden folgende personenbezogene Daten benötigt:

• Name
• Vorname
• E-Mail-Adresse der FAU
• IdM-Kennung
• Angehörigkeit und Mitgliedsstatus zur FAU

Um die Nutzung der Adobe Federated ID entsprechend den o.g. Zwecken zu ermöglichen, müssen personenbezogene Daten an andere Einrichtungen übermittelt werden:

• An den Hersteller Adobe Inc., Adobe 345 Park Avenue, San Jose, CA 95110-2704, USA

Die gespeicherten Daten werden verarbeitet, solange und soweit dies für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Adobe-Produkten erforderlich ist.
Beim Verlassen der FAU und der damit verbundenen Sperrung der IdM-Benutzerkennung werden Adobe Federated ID und alle dazugehörigen Daten gelöscht und dazugehörige Produktlizenzen entzogen. Ebenso verhält es sich bei einer durch Nutzer:innen selbst veranlassten Löschung der Adobe Federated ID im IdM-Benutzerkonto.

Die Nutzung der Adobe ETLA-Produkte unter Verwendung der Adobe Federated ID findet in der Cloud statt. Aus diesem Grund fallen bei der Nutzung der Produkte Daten an, die an den Hersteller übermittelt werden. Das Übermitteln von Daten kann in diesem Fall nicht komplett verhindert werden.

Zu den Produkten aus dem Adobe-Portfolio gibt es eine Vielzahl an Alternativen anderer Hersteller, die z.T. kostenlos verfügbar sind und die nicht auf Cloud-Diensten basieren.

Eine Liste von Alternativen zu Adobe-Produkten findet sich z.B. hier: https://doku.lrz.de/display/PUBLIC/Adobe+Alternativen. Die Einrichtungen können sich informieren, welche Produkte an der FAU zentral verfügbar sind.