Software für Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung

Softwarekatalog

Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar. Der Softwarekatalog und die Produktseiten werden laufend angepasst. Über Veränderungen wird in den Software-Meldungen informiert.

Wenn Software nicht gelistet ist:

  • Innerhalb der Fakultät, ggf. fakultätsübergreifend den Bedarf erfassen und Beschaffungsanliegen bei größerem Volumen an software@fau.de senden. Sofern die Möglichkeit besteht, wird ein neuer Campus-/Rahmenvertrag für die FAU oder die Region geschlossen.
  • Vorgehen gem Leitfaden zur Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen (dezentral)

Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.

Beschaffungswege für das zentrale RRZE-Softwareangebot

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung aus dem App Store – Apple (DE) Apps: Formular zur Nutzung der RRZE-Dienstleistung „Bestellung von dienstlicher Software aus dem App Store“.

Informationen zum Bezug und zur Nutzung von Software für die dienstliche Nutzung

Allgemein

Als Nutzergruppen wird der Personenkreis gesehen, der in irgendeiner Verbindung zur FAU steht und daher aus verschiedenen, klar festgelegten Gründen einen „Versorgungsanspruch“ mit Dienstleistungen der FAU hat. Nutzertypen sind Ausprägungen unterhalb der Gruppen.

Detailinformationen zu den einzelnen Nutzergruppen, zur Unterteilung in Nutzertypen und zu den Bedingungen einer Zugehörigkeit spiegelt die Tabelle Nutzergruppen/-typen wider.

Berechtigung zur Nutzung von Software aus dem RRZE-Angebot

Voraussetzung für die Nutzung von Software, die vom RRZE beschafft wird, ist die Zugehörigkeit zu einer Hochschule, die im Lizenzvertrag genannt ist.

Je nach Software und Lizenzbedingungen sind grundsätzlich die Nutzergruppen Beschäftigte und Studierende berechtigt.

Besonderheit FAU

Grundsätzlich ist die Nutzergruppe Beschäftigte für das gesamte RRZE-Angebot freigeschaltet.

Angehörige der FAU, die in der Nutzergruppe Sonstige zu den Nutzertypen Gastdozent, Gastwissenschaftler, Praktikanten, Nicht-Wissenschaftler/in (UK) gehören sind berechtigt, Lizenzen der FAU für wissenschaftliche Aufträge zu benutzen. Der Bezug erfolgt über die Einrichtung (Lehrstuhl) und unter den für die FAU geltenden Nutzungsbedingungen.

Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangens sind berechtigt, Lizenzen der FAU für (wissenschaftliche) Aufträge zu benutzen. Der Bezug erfolgt über die Medizinische Fakultät und unter den für die FAU geltenden Nutzungsbedingungen.

Nur sog. Kontaktpersonen können Softwarelizenzen beim RRZE bestellen (siehe Software-FAQ Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung)

Besonderheit RRZE-Regionalpartner-Hochschulen

Die Weitergabe von Software an andere Hochschulen erfolgt grundsätzlich unter denselben Nutzungsbedingungen wie für Angehörige der FAU. Bezugsberechtigte Hochschulen wenden im Rahmen dessen eigene Regeln für die Zuweisung von Lizenzen an.

Nutzergruppen (dienstliche Nutzung): Welche Personen sind berechtigt, Software aus dem RRZE-Angebot zu nutzen?
Allgemein Als Nutzergruppen wird der Personenkreis gesehen, der in irgendeiner Verbindung zur FAU steht und daher aus verschiedenen, klar festgelegten Gründen einen „Versorgungsanspruch“ mit Dienstleistungen der FAU hat. Nutzertypen sind Ausprägungen unterhalb der Gruppen. Detailinformationen zu den einzelnen Nutzergruppen, zur Unterteilung in Nutzertypen und zu den Bedingungen einer Zugehörigkeit spiegelt die Tabelle Nutzergruppen/-typen wider. Berechtigung zur Nutzung von Software aus dem RRZE-Angebot Voraussetzung für die Nutzung von Software, die vom RRZE beschafft wird, ist die Zugehörigkeit zu einer Hochschule, die im Lizenzvertrag genannt ist. Je nach Software und Lizenzbedingungen sind grundsätzlich die Nutzergruppen Beschäftigte und Studierende berechtigt. Softwarekatalog für Beschäftigte Softwarekatalog für Studierende Besonderheit FAU Grundsätzlich ist die Nutzergruppe Beschäftigte für das gesamte RRZE-Angebot freigeschaltet. Angehörige der FAU, die in der Nutzergruppe Sonstige zu den Nutzertypen Gastdozent, Gastwissenschaftler, Praktikanten, Nicht-Wissenschaftler/in (UK) gehören sind berechtigt, Lizenzen der FAU für wissenschaftliche Aufträge zu benutzen. Der Bezug erfolgt über die Einrichtung (Lehrstuhl) und unter den für die FAU geltenden Nutzungsbedingungen. Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangens sind berechtigt, Lizenzen der FAU für (wissenschaftliche) Aufträge zu benutzen. Der Bezug erfolgt über die Medizinische Fakultät und unter den für die FAU geltenden Nutzungsbedingungen. Nur sog. Kontaktpersonen können Softwarelizenzen beim RRZE bestellen (siehe Software-FAQ Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung) Besonderheit RRZE-Regionalpartner-Hochschulen Die Weitergabe von Software an andere Hochschulen erfolgt grundsätzlich unter denselben Nutzungsbedingungen wie für Angehörige der FAU. Bezugsberechtigte Hochschulen wenden im Rahmen dessen eigene Regeln für die Zuweisung von Lizenzen an.

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangens sind berechtigt, Lizenzen der FAU für (wissenschaftliche) Aufträge zu benutzen. Der Bezug erfolgt über die Medizinische Fakultät und unter den für die FAU geltenden Nutzungsbedingungen.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?
Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R). Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste). Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangens sind berechtigt, Lizenzen der FAU für (wissenschaftliche) Aufträge zu benutzen. Der Bezug erfolgt über die Medizinische Fakultät und unter den für die FAU geltenden Nutzungsbedingungen. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert. Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software korrekt lizenzieren richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen

  • Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungsstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.
Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?
Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet. Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus. Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungsstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind. Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge. Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die nicht-kommerzielle universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Bereitstellung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.
Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung aus dem App Store – Apple (DE) Apps: Formular zur Nutzung der RRZE-Dienstleistung „Bestellung von dienstlicher Software aus dem App Store“.

Software für Studierende für die universitäre Nutzung: Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen (dezentral)

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Formular

Das ausgefüllte Formular ist per E-Mail an software@fau.de zu senden. Soweit möglich ist auf papierloses Verfahren abzustellen. Ein evt. entstandenes Papierformular verbleibt an der Einrichtung.

Für den Fall, dass mehrere Softwareprodukte beschafft werden sollen:

Damit die Anfrage schnell beantwortet werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • eine (1) E-Mail-Anfrage pro Softwareprodukt erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer
  • Betreff: Softwareprodukt-Name und markantes Stichwort <Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge>
  • Vor- und Nachname der RRZE-Kontaktperson (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • pdf-Anhang. keine Bilder in den E-Mail-Text einbinden

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren

(2)

Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen.

Es kann z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische Gründe geben, geringvolumige Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.

Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollte der Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Der Übergang der Lizenznehmerschaft ist auf diesem Wege dem Lizenzgeber nämlich nicht bekannt gegeben und würde bei einem Audit als Lizenzverletzung gewertet werden. Ebenso ist die Nutzung von Privatlizenzen auf Dienstgeräten nicht statthaft.

Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

Beschaffung von Software: Leitfaden
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die nicht-kommerzielle universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit. Zentrale Bereitstellung von Software durch das RRZE Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Richtlinien für die Beschaffung von Software Für die FAU gilt folgendes Regelwerk: IT-Beschaffungsrichtlinien an der FAU FAU: Rundschreiben Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge Informationen zur Verwaltung und Verwendung von Haushaltsmitteln Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de. Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung aus dem App Store – Apple (DE) Apps: Formular zur Nutzung der RRZE-Dienstleistung „Bestellung von dienstlicher Software aus dem App Store“. Software für Studierende für die universitäre Nutzung: Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de. Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen (dezentral) Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software (1) Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert. Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Formular Das ausgefüllte Formular ist per E-Mail an software@fau.de zu senden. Soweit möglich ist auf papierloses Verfahren abzustellen. Ein evt. entstandenes Papierformular verbleibt an der Einrichtung. Für den Fall, dass mehrere Softwareprodukte beschafft werden sollen: Damit die Anfrage schnell beantwortet werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich: eine (1) E-Mail-Anfrage pro Softwareprodukt erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer Betreff: Softwareprodukt-Name und markantes Stichwort <Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge> Vor- und Nachname der RRZE-Kontaktperson (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung) pdf-Anhang. keine Bilder in den E-Mail-Text einbinden Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren (2) Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen. Es kann z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische Gründe geben, geringvolumige Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen. Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann. Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollte der Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie korrekt lizenzieren, richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. (3) Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Der Übergang der Lizenznehmerschaft ist auf diesem Wege dem Lizenzgeber nämlich nicht bekannt gegeben und würde bei einem Audit als Lizenzverletzung gewertet werden. Ebenso ist die Nutzung von Privatlizenzen auf Dienstgeräten nicht statthaft. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden. Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungsstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.
Beschaffungsprozess für das zentrale RRZE-Angebot: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung?
Bestellung von Software Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk. Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden. Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung. Lieferung von Software Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind: die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE eine Kontaktpersonen-Kennung eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal und ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE. Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden. Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit. Rechnungsstellung Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem). erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit bei Bedarf in bestimmten Intervallen Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).
Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten von dienstlicher Software Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer. Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben. Frei verfügbare Software kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig. Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen. Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Support für Software durch das RRZE

Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar.

Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Support für Softwareprodukte, Software-Dokumentation, Anleitungen
Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar. Für die Softwarekataloge des RRZE sind unter anleitungen.rrze.fau.de/software Bedienungsanleitungen und Tipps zu ausgewählten Software-Produkten zu finden. Ergänzende Informationen zu Betriebssystemen und z.B. zur zentralen Softwareverteilung an der FAU sind unter Windows-Systeme, Linux-Systeme und Apple-Systeme zu finden. Im FAUmac-Blog des RRZE werden betriebssystemspezifische Tipps und Informationen gepostet. Im CIO-Office-Blog der FAU finden sich ebenfalls viele IT- und Software-Tipps, die den Büroalltag zu erleichtern. Für einige Produkte des RRZE-Softwarekatalogs bietet das IT-Schulungszentrum des RRZE Kurse und Softwareschulungen an. Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Alle weiteren Informationen rund um Software siehe Fragen und Antworten zu Software.