Beschaffungsprozess für das zentrale RRZE-Angebot: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung?

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungsstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

Preise (Home Use): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Einige Hersteller bieten im Rahmen von Campusverträgen auch Softwarelizenzen für Studierende zur Installation auf Privatgeräten (sog. Home Use) an. Je nach Konditionen werden die Lizenzen zu einem geringen Preis oder kostenlos abgegeben.

Softwarelizenzen für Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenz abgegeben.

Beschaffungspreise für Software mit Home Use-Recht

  • Der Softwarekatalog (Studierende, Home Use) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. In www.StudiSoft.de sind die Preise für die verfügbaren Softwareprodukte ebenfalls jederzeit einsehbar.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Bruttopreise inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

 

Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen

  • Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungsstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangens sind berechtigt, Lizenzen der FAU für (wissenschaftliche) Aufträge zu benutzen. Der Bezug erfolgt über die Medizinische Fakultät und unter den für die FAU geltenden Nutzungsbedingungen.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

2 Software Requests: Detailed Description of Software Problem

In order to answer your questions and solve technical problems quickly, we need the following core information, which you should send with your requests to software@fau.de:

Download Problems

For internet access via VPN / DSL:

Installation and Application Problems

  • hardware and operating system (Windows: Right mapping + workspace> properties> general)
  • software product: name, version, update version, language
  • problem / error description: where, when, at which application function (screenshot, add error text)
  • testing IP address and university network access

Problems with user ID and e-mail address

  • FAU students and staff contact one of the RRZE service helpdesks.
  • Students and staff of other universities contact their university computing center.

1 Software Requests: Test of IP address and university network access

Is my computer connected to one of the authorized networks?

For downloads offered by RRZE the result must be:

  • Softwarelizenzen (software licenses): „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“ (You are connected to the network and authorised to download.)

0 Software Requests: Advice for Students and Staff

Send requests concerning software to: software@fau.de.
Due to policies we answer only to university e-mail addresses.

Test your university e-mail address by sending an e-mail to it.

  • check inbox
  • check spam folder

Software products for use by students and staff are listed here: Software for Home Use and Software for official use (conditions, user account, download information etc.).

Problems?

Send an e-mail with detailed problem description to: software@fau.de

In order to answer questions or solve problems quickly, the following information is required:

2 Software Anfragen: Aussagekräftige Problem- und Fehlerbeschreibung

Für die zügige Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von technischen Problemen benötigen wir die folgenden Kerninformationen, die Sie bitte mit Ihren Anfragen an software@fau.de senden:

Download-Probleme

Bei Internet-Zugang via VPN/DSL:

Installations- und Anwendungsprobleme

  • Hardware und Betriebssystem (Windows: rechte Maustaste+Arbeitsplatz > Eigenschaften > Allgemein)
  • Software-Produkt: Name, Version, Update-Version, Sprache
  • Problem-/Fehlerbeschreibung: Wo, wann, bei welcher Funktion (Screenshot, Fehlertext anfügen)
  • Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes (s. o.)

Probleme mit der Benutzerkennung und der E-Mail-Adresse

  • Studierende und Beschäftigte der FAU wenden sich an eine der RRZE-Service-Theken.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

1 Software Anfragen: Test IP-Adresse und Hochschulnetz

Ist mein Rechner mit einem der berechtigten Hochschulnetze verbunden?

Für Downloads, die das RRZE anbietet, muss das Ergebnis wie folgt lauten:

  • Softwarelizenzen: „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“

 

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für Studierende und Beschäftigte der FAU

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen der FAU beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse der FAU sind zu senden an: software@fau.de

Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen (nicht FAU) wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Die Funktionalität der Hochschul-E-Mail-Adresse ist zu testen, indem eine E-Mail an diese geschickt und der Eingang geprüft wird.

Falls eine Weiterleitung von der Hochschul-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass

  • E-Mails an der Hochschul-E-Mail-Adresse tatsächlich ankommen.
  • E-Mails von software@fau.de nicht im Spam-Ordner landen.

Der Softwarekatalog für Studierende und Beschäftigte ist auf der RRZE-Webseite unter Software für Home Use sowie unter Software für die dienstliche Nutzung einschließlich der Informationen zu lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen, Benutzerkennung, Download-Informationen etc. zu finden.

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich: