RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

Beschaffung von Software: Leitfaden

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die nicht-kommerzielle universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Bereitstellung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.
Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung aus dem App Store – Apple (DE) Apps: Formular zur Nutzung der RRZE-Dienstleistung „Bestellung von dienstlicher Software aus dem App Store“.

Software für Studierende für die universitäre Nutzung: Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen (dezentral)

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Formular

Das ausgefüllte Formular ist per E-Mail an software@fau.de zu senden. Soweit möglich ist auf papierloses Verfahren abzustellen. Ein evt. entstandenes Papierformular verbleibt an der Einrichtung.

Für den Fall, dass mehrere Softwareprodukte beschafft werden sollen:

Damit die Anfrage schnell beantwortet werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • eine (1) E-Mail-Anfrage pro Softwareprodukt erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer
  • Betreff: Softwareprodukt-Name und markantes Stichwort <Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge>
  • Vor- und Nachname der RRZE-Kontaktperson (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • pdf-Anhang. keine Bilder in den E-Mail-Text einbinden

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren

(2)

Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen.

Es kann z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische Gründe geben, geringvolumige Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.

Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollte der Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Der Übergang der Lizenznehmerschaft ist auf diesem Wege dem Lizenzgeber nämlich nicht bekannt gegeben und würde bei einem Audit als Lizenzverletzung gewertet werden. Ebenso ist die Nutzung von Privatlizenzen auf Dienstgeräten nicht statthaft.

Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

Campusvertrag, Campuslizenz

Unter einem Campusvertrag bzw. einer Campuslizenz wird allgemein die akademische oder Educational Version einer Software, die nur an zumeist nicht gewinnorientiert wirtschaftenden Bildungseinrichtungen eingesetzt werden darf, verstanden.

  • Zielgruppen sind an Hochschulen Studierende, Lehrende und Forschende, die die Software für Lehren, Lernen und Forschen verwenden dürfen (Ausschluss der kommerziellen Nutzung).
  • Bildungseinrichtungen erhalten jedoch auch für Software, die für den eigenen Verwaltungsbetrieb und administrative Zwecke (kommerziell) genutzt wird, Sonderkonditionen aus sog. Campusverträgen.
  • Vielfach wird eine Einschränkung auf einen konkreten „Campus“, d.h. eine konkrete Bildungseinrichtung und deren Angehörige getroffen.

Es gibt jedoch keine einheitliche Definition für Campusvertrag bzw. Campuslizenz, weil jeder Softwarehersteller die Bedingungen auf ein spezielles Produkt bzw. eine spezielle Produktgruppe ausrichtet. Das heißt, dass nicht jeder Campusvertrag den Betrieb auf allen Systemen der Hochschule und beliebig viele gleichzeitige Nutzer auf jedem System erlaubt. Campusvertrag bedeutet auch nicht zugleich großes Volumen, denn auch für kleinere Nutzerzahlen gibt es Beispiele.

Das RRZE hat für die FAU z.B. folgende großvolumige Campusverträge mit unlimitierter Benutzeranzahl bei Studierenden und/oder Beschäftigten geschlossen:

  • Zoom (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • Microsoft 365 (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • MATLAB (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU und des Universitätsklinikums Erlangen unlimitiert)
  • Adobe (Beschäftigte unlimitiert).
  • Camtasia und Snagit (Lehrende der FAU unlimitiert, Verwaltungspersonal der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen limitiert)
  • Stata (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU unlimitiert, Beschäftigte der Regionalpartner-Hochschulen limitiert).

Compliance: Wie viele Lizenzen benötige ich, damit meine Rechner korrekt lizenziert sind?

Unabhängig davon, ob Lizenzen zentral über das RRZE oder selbst über die Einrichtung beschafft werden, muss die Anzahl beschaffter Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf und dem tatsächlichen Nutzungszweck entsprechen. Das nennt man „Compliance“.

  • Unterlizenzierung (zu wenige Lizenzen) ist nicht gestattet, weil damit gegen Lizenzverträge verstoßen wird.
  • Überlizenzierung (zu viele Lizenzen) ist zu vermeiden, weil damit gegen die allgemeinen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie die weiteren haushaltsrechtlichen Bestimmungen verstoßen wird.
  • Lizenzverträge sind ohne Ausnahme einzuhalten. Letztlich ist entscheidend, dass sich die Benutzerinnen und Benutzer „compliant“ verhalten, das heißt, sich an die Vorgaben halten. Das RRZE erstellt deshalb produkt- und zielgruppenspezifische Anleitungen und informiert über zusätzlich zu den in IT-Richtlinien festgehaltenen Pflichten.

Allgemeine Regeln

Jede installierte Software definiert unabhängig von der Nutzungsabsicht einen Lizenzbedarf.

  • Jede Installation von Software auf einem Gerät einer Hochschule setzt voraus, dass die Nutzung den Bedingungen des Rechteinhabers entspricht. Wenn Software installiert oder per Softwareverteilung angefordert wird, muss die Nutzung durch Lizenzverträge abgedeckt sein.
  • Die Hochschulen sind als Lizenznehmer verpflichtet, zu jeder Zeit die korrekte Lizenzierung der eingesetzten Produkte nachweisen zu können. In den meisten Lizenzverträgen zu proprietärer Software werden sogenannte Audit-Rechte eingeräumt, die dem Hersteller erlauben, die Einhaltung seiner Nutzungsbedingungen zu prüfen.
  • Die meiste Software ist ausschließlich zur akademischen Nutzung in Forschung und Lehre an den berechtigten Hochschulen lizenziert. Die engeren Bestimmungen hängen vom Hersteller ab, meist gilt aber, dass keine Gewinnerzielungsabsicht (nicht-kommerziell) hinter der Nutzung stehen darf. Teilweise ist auch der Einsatz zum Betrieb der hochschuleigenen Infrastruktur und in der Hochschulverwaltung ausgenommen.
  • Test-Installationen sind nur zulässig, wenn der Lizenzgeber dies explizit erlaubt – und auch nur im erlaubten Umfang. Dabei darf die eingeräumte Testdauer nicht überschritten werden.
  • Software, deren Lizenz nicht dauerhaft gilt, ist rechtzeitig und spätestens mit Fristablauf zu deinstallieren.

(siehe auch weitere Informationen zum korrekten Lizenzieren)

Die Nutzungsbedingungen zu den Softwareprodukten des RRZE sind zu finden auf den Informationsseiten rund um das Softwareangebot des RRZE und für die Weitergabe an die Benutzer:innen immer zusammen mit der produktspezifischen Bereitstellung:

  • Software-Server LSD (dienstliche Nutzung); zugangsbeschränkt auf RRZE-Kontaktpersonen
  • Software-Portal StudiSoft (Software für Studierende und zur Nutzung auf Privatgeräten); zugangsbeschränkt auf Angehörige berechtigter Hochschulen

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den Organisationseinheiten der FAU/Partnerhochschule (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Benutzerinnen und Benutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson [FAU] beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team. RRZE-Kontaktpersonen der Partnerhochschulen können sich direkt an das Software-Team wenden.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Download

RRZE Kontaktpersonen SW Steckbrief v1.0

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Wartung und Pflege von bestellter Software – Wie ist das geregelt?

Während der Vertragslaufzeit wird die Software gewartet. Fehlerkorrekturen, Updates und neue Versionen werden ohne zusätzliche Kosten angeboten. Das RRZE informiert die RRZE-Kontaktpersonen und in den aktuellen Meldungen auf der RRZE-Webseite über die Verfügbarkeit von neuen Versionen.

Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte

Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Einige Fälle werden direkt über die RRZE-Kontaktpersonen abgewickelt.

siehe auch: Lieferzeiten

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden:

Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten).

Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.