Wie sende ich mit K-9 Mail eine OpenPGP-signierte und -verschlüsselte E-Mail?
Wir gehen davon aus, dass Sie K-9 Mail und OpenKeychain für die OpenPGP-Nutzung eingerichtet haben.
Erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie in K-9 Mail über das Stift-Symbol den Verfassen-Dialog öffnen. Beginnen Sie, die E-Mail-Adresse der Empfänger:in einzutippen. Die Autovervollständigung schlägt Ihnen die in Frage kommenden Empfänger:innen vor. Für Empfänger:innen, deren OpenPGP-Schlüssel bereits in OpenKeychain importiert wurde, erscheint am rechten Rand ein Schloss-Symbol und bei Ihrer Absenderadresse sehen Sie ein durchgestrichenes Schloss-Symbol. Dieses zeigt an, dass Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für diese Empfänger:in möglich ist. Wenn Sie dieses Symbol anklicken, wird es zu einem grünen Schloss-Symbol, welches eine nun aktivierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung signalisiert. Wenn der Absender verifiziert wurde, dann wird dies rechts neben dem grünen Schloss-Symbol beim Absender durch drei vertikal angeordnete grüne Punkte dargestellt.
Bei der Empfängeradresse sehen Sie gleichzeitig rechts oben eine grüne Ecke. Klicken Sie nun auf den Rechtspfeil im Menü rechts oben, um die E-Mail abzusenden. Nun wird die Passphrase zum Entsperren Ihres geheimen Schlüssels abgefragt, der zum Signieren der E-Mail benötigt wird. Diese Passphrase merkt sich OpenKeychain standardmäßig für eine Stunde, was ein guter Kompromiss zwischen Komfort und Sicherheit ist. War die Entsperrung erfolgreich, wird die E-Mail signiert und verschlüsselt abgeschickt.
Wie sende ich mit Thunderbird eine OpenPGP-signierte und -verschlüsselte E-Mail?
Wir gehen an dieser Stelle davon aus, dass Sie sich bereits ein Schlüsselpaar erzeugt und Thunderbird für die OpenPGP-Nutzung eingerichtet haben. Weiterhin sollten Sie den öffentlichen Schlüssel Ihres Kommunikationspartners aus einer verlässlichen Quelle (FAU-Schlüsselverzeichnis, öffentliche Verifying Key Server wie keys.openpgp.org oder keys.mailvelope.com, Download per HTTPS von Webseite des Kommunikationspartners etc.) beschafft haben. Alternativ können Sie diesen auch beim Verfassen-Dialog wie hier beschrieben finden oder bei Thunderbird 102 wie weiter unten auf dieser Seite beschrieben über den OpenPGP-Schlüsselassistenten.
Thunderbird 78 bis 97
Wenn Sie im Menü Verfassen auswählen, dann sollte standardmäßig nur das digitale Signieren der E-Mail aktiviert sein, sofern Sie Thunderbird wie unter dem obigen Link beschrieben eingerichtet haben:
Sie müssen nun die Verschlüsselung über das Menü Sicherheit aktivieren. Wählen Sie Verschlüsselungstechnologie >> OpenPGP sowie Nur mit Verschlüsselung senden aus. In der rechten unteren Ecke des Fensters (rot umrandet) sehen Sie dann ein Siegel-Symbol und ein Schloss-Symbol, und links daneben das eingestellte Verschlüsselungsverfahren (OpenPGP).
Wenn Sie anschließend auf Senden klicken, sollte der Versand erfolgen. Bei der Empfängerin wird die E-Mail wie folgt angezeigt, sofern diese ebenfalls Thunderbird ab Version 78 verwendet:
Der grüne Haken auf dem Schloss-Symbol zeigt an, dass die Verschlüsselung korrekt war. Ein grüner Haken auf dem Siegel-Symbol zeigt an, dass die Signatur gültig ist und der Schlüssel des Kommunikationspartners per Fingerabdruck-Abgleich überprüft wurde.
Anmerkung:
Wenn es sich wie im obigen Beispiel bei der Absenderadresse um eine persönliche Adresse des Empfängers handelt, erscheint hier kein grüner Haken. Wenn man auf das Siegel-Symbol klickt, wird einem dies ausführlich erläutert.
Wie Sie links unten sehen, wurde der öffentliche Schlüssel des Absenders als Anhang beigefügt. Bei Thunderbird ab Version 91 lässt sich dies bei der OpenPGP-Einrichtung unter Erweiterte Einstellungen auch unterdrücken. Klickt die Empfängerin mit der rechten Maustaste auf den Anhang, dann kann sie im Kontextmenü über OpenPGP-Schlüssel importieren diesen bei Bedarf in ihre Thunderbird-Schlüsselverwaltung importieren.
Neuerungen bei Thunderbird 102
Thunderbird bietet in der Version 102 eine deutlich verbesserte Benutzerführung in Bezug auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Insbesondere gibt es nun einen OpenPGP-Schlüsselassistenten, der beim Verfassen-Dialog aufgerufen werden kann, nachdem eine oder mehrere Empfängeradressen ins Adressfeld eingegeben wurden.
Wurde die Verschlüsselung standardmäßig ausgeschaltet und ist bereits für jeden der Empfänger ein verwendbarer Schlüssel in der Thunderbird-Schlüsselverwaltung vorhanden, dann erscheint unten eine Hinweiszeile, dass OpenPGP-Verschlüsselung verfügbar ist.
Ist hingegen nicht für jeden Empfänger ein verwendbarer Schlüssel vorhanden, dann kann man über das Menü OpenPGP den Schlüsselassistenten aufrufen.
Dieser bietet die Option Öffentliche Schlüssel online finden an. Dahinter verbirgt sich die Suche im Web Key Directory (WKD), welches für @fau.de-Adressen vom FAU-Schlüsselverzeichnis zur Verfügung gestellt wird.
Wurde die Verschlüsselung standardmäßig eingeschaltet und es ist nicht für jeden Empfänger ein verwendbarer Schlüssel vorhanden, dann wird die betreffende Adresse im Adressfeld gelb unterlegt und mit einem Warnsymbol versehen. Gleichzeitig erscheint unten eine gelb unterlegte Statuszeile, welche ein Problem mit dem Schlüssel von … ausweist. Über die Option Beheben lässt sich wieder der Schlüsselassistent aufrufen und nach einem Schlüssel im WKD suchen.
Schlüsselauswahl bei mehreren gültigen Schlüsseln pro Empfänger
Sind in Ihrer Thunderbird-Schlüsselverwaltung mehrere gültige Schlüssel für einen Empfänger vorhanden, dann entscheidet Thunderbird standardmäßig automatisch, welcher zur Verschlüsselung verwendet wird. Über die Bedienoberfläche gibt es seit Version 78 keine Möglichkeit mehr, diesen Vorgang zu beeinflussen. Sie können allerdings über Einstellungen >> Allgemein >> Konfiguration bearbeiten den Parameter mail.openpgp.alias_rules_file suchen und als dessen Wert den Namen einer Datei im Thunderbird-Profilverzeichnis angeben, und in dieser Datei bestimmten Empfängeradressen einen definierten Schlüssel zuordnen. Nachfolgend ist ein Muster für den Inhalt einer solchen Datei abgebildet.
{
"description": "Thunderbird OpenPGP Alias Rules",
"rules": [
{
"email": "max.mustermann@fau.de",
"keys": [
{
"description": "Max Mustermann",
"fingerprint": "C023629567A8FB2DC6F352E6E1C15647C40EC8C9"
}
]
},
{
"email": "maria.musterfrau@fau.de",
"keys": [
{
"description": "Maria Musterfrau",
"fingerprint": "152ED51DC1270A0FC535EB2F4429EEC396D4AF24"
}
]
}
]
}
Wie kann ich ein Alumni-Postfach einrichten?
Kurzanleitung zur Einrichtung eines Kontos für ein Alumni-Postfach in Thunderbird. Alternativ haben Alumni-Benutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die Weboberfläche https://mail.alumni.fau.de/ abzurufen.
In der folgenden Tabelle finden Sie die Konfigurationen für das Einrichten eines Alumni-Postfachs. Unter der Tabelle finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung.
| Konfiguration für Alumni-Postfach | |
| Benutzername: | E-Mail-Adresse |
| Passwort: | E-Mail-Passwort |
| Posteingang-Server IMAP: | mail.alumni.fau.de |
| Port: | 993, SSL aktiviert (bevorzugt)
143, TLS bzw. STARTTLS aktiviert (alternativ) |
| Postausgang-Server SMTP: | mail.alumni.fau.de |
| Port-SMTP: | 465, SSL aktiviert (bevorzugt)
587, TLS bzw. STARTTLS aktiviert (alternativ) |
Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, in den Einstellungen eines Mailprogramms das E-Mail-Passwort nicht zu speichern. Das E-Mail-Passwort sollte erst beim Starten des Mailprogramms eingegeben werden.
Anleitung zum Einrichten eines Alumni-Postfachs
Diese Dokumentation beschreibt die Konfiguration für Marina Mustermann mit der Alumni-E-Mail-Adresse marina.mustermann@alumni.fau.de.
Hinweis: Das RRZE unterstützt Sie nur in der Konfiguration von IMAP und SMTP.
Beim erstmaligen Starten von Thunderbird wird gefragt, ob eine neue E-Mail-Adresse erstellt werden soll. Hier müssen Sie auf Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden klicken. Falls bereits ein E-Mail-Konto eingebunden ist, können Sie über Datei -> Neu -> Existierendes E-Mail-Konto… (File -> New -> Get a New Mail Account) ein weiteres Konto hinzufügen.
Geben Sie Ihren Namen, Alumni-E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort in die entsprechenden Felder ein und gehen Sie mit Weiter zum nächsten Schritt.
Thunderbird wählt hier den Posteingangs- und Postausgangsserver automatisch. Der Benutzername ist jedoch manchmal falsch und muss in solchen Fällen über Manuell bearbeiten korrigiert werden. Sollte die E-Mail-Adresse vollständig und korrekt angezeigt werden, können Sie gleich mit Fertig die Konfiguration abschließen.
Andernfalls geben Sie als Benutzername erneut Ihre Alumni-E-Mail-Adresse ein und bestätigen die vorgenommenen Einstellungen mit Fertig.
Nun ist Ihr Alumni-E-Mail-Konto in Thunderbird eingerichtet.
Wie erzeuge ich mit Kleopatra ein OpenPGP-Schlüsselpaar?
Microsoft Outlook/GpgOL verwendet die ebenfalls zum Paket Gpg4win gehörige Schlüsselverwaltung Kleopatra. Um damit ein neues OpenPGP-Schlüsselpaar zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor.
Rufen Sie in Kleopatra das Menü „Datei >> Neues Schlüsselpaar …“ auf.
Wählen Sie Persönliches OpenPGP-Schlüsselpaar erstellen und dann Weiter.
Geben Sie im folgenden Dialog Name und E-Mail-Adresse ein, für die das Schlüsselpaar erstellt werden soll. Setzen Sie den Haken bei Den generierten Schlüssel mit einer Passphrase schützen.
Klicken Sie dann auf Erweiterte Einstellungen. Wählen Sie in der Eingabemaske die Einstellungen wie im folgenden Screenshot dargestellt und klicken dann auf OK.
Geben Sie nun die Passphrase ein, mit welcher der geheime Schlüssel geschützt werden soll und bestätigen Sie diese durch eine nochmalige Eingabe. Wenn Sie auf Weiter klicken, wird das Schlüsselpaar erstellt.
Wählen Sie nun Sicherheitskopie Ihres Schlüsselpaares erstellen … und speichern Sie damit den geheimen Schlüssel auf einem externen Medium, welches Sie sicher verwahren müssen.
Den öffentlichen Schlüssel können Sie exportieren, indem Sie den Schlüssel markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen. Dort wählen Sie Exportieren … und speichern den Schlüssel ebenfalls in einer Datei ab.
Diesen Schlüssel können Sie nun an Ihre Kommunikationspartner verteilen, z.B. indem Sie ihn im FAU-Schlüsselverzeichnis veröffentlichen.
Wie bereite ich Outlook für die OpenPGP-Nutzung vor?
Um mit Microsoft Outlook die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mittels OpenPGP nutzen zu können, bedarf es etwas Vorbereitung. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass das Paket Gpg4win installiert ist. Dieses stellt u.a. das Plugin GpgOL sowie die Schlüsselverwaltung Kleopatra für Outlook zur Verfügung, die als graphisches Frontend für das darunter liegende GnuPG-System fungiert, welches wiederum die bekannteste Implementierung des OpenPGP-Standards darstellt.
Um GpgOL bei Outlook zu aktivieren, öffnen Sie das Menü Datei und dann Com-Add-Ins verwalten. Die Einstellmöglichkeiten für GpgOL finden Sie in Outlook wie in folgender Abbildung markiert.
GpgOL bzw. das von GpgOL verwendete GnuPG-System sollten wie in den beiden folgenden Screenshots dargestellt konfiguriert werden.
Beim Eingabefeld NAME als voreingestellten Schlüssel benutzen kann man im Falle, dass Kleopatra mehrere gültige Schlüssel für die eigene Identität zur Verfügung hat, einen definierten Schlüssel als Voreinstellung durch Angabe dessen Schlüssel-Id festlegen.
Die Suche nach Schlüsseln im Web Key Directory (WKD) ist implizit aktiv, wenn Gpg4win in der Version 4 installiert ist. Hierzu ist keine weitere Einstellung erforderlich. Outlook/GpgOL findet beim Adressieren von Kommunikationspartnern aus der FAU über deren @fau.de-Adresse deren im FAU-Schlüsselverzeichnis hinterlegten Schlüssel dann automatisch über eine WKD-Abfrage. Analoges gilt auch für die Adressierung von E-Mail-Adressen aus Maildomains anderer E-Mail-Provider, sofern letztere ein WKD zur Verfügung stellen.
Wie richte ich Thunderbird für die OpenPGP-Nutzung ein?
Mozilla Thunderbird hat ab Version 78 die Implementierung für den OpenPGP-Standard direkt integriert und benötigt hierfür nicht mehr das Plugin Enigmail, das die Vorgängerversionen verwendeten. Es benutzt nun auch nicht mehr GnuPG, die bekannteste OpenPGP-Implementierung, sondern basiert auf der neueren Implementierung RNP.
Was Sie vom Prinzip her tun müssen, um OpenPGP zu benutzen, finden Sie unter Funktionsprinzip von OpenPGP beschrieben.
Den geheimen Schlüssel müssen Sie dem E-Mail-Konto [1] zuordnen, das Sie für Ihre persönliche @fau.de-Adresse [2] in Thunderbird eingerichtet haben. Dies erledigen Sie, indem Sie bei Thunderbird im Menü Extras (Windows) bzw. Bearbeiten (Linux) den Punkt Konten-Einstellungen anwählen, und dort beim entsprechenden Konto den Punkt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aufrufen. Wenn Sie Ihr Schlüsselpaar mit diesem Thunderbird erzeugt haben, sollte er bereits richtig zugeordnet sein oder Sie können den richtigen Schlüssel hier auswählen. Andernfalls können Sie über Schlüssel hinzufügen und dann Bestehenden OpenPGP-Schlüssel importieren den Schlüssel aus Ihrer beim Erzeugen erstellten Sicherheitskopie importieren.
Setzen Sie außerdem den Haken bei den Optionen Verschlüsselung standardmäßig nicht aktivieren und Eigene digitale Unterschrift standardmäßig hinzufügen.
Bei Thunderbird ab Version 91 gibt es zusätzlich eine Rubrik Erweiterte Einstellungen. Hier können Sie festlegen, ob
- der eigene Schlüssel einer signierten E-Mail als Anhang beigefügt werden soll (Standard: ja)
- der Betreff einer OpenPGP-Nachricht verschlüsselt werden soll (Standard: ja)
- Nachrichtenentwürfe verschlüsselt gespeichert werden sollen (Standard: ja)
Die Betreff-Verschlüsselung ist kein Bestandteil des OpenPGP-Standards. Falls Sie mit Personen kommunizieren, deren E-Mail-Programm die Betreff-Verschlüsselung nicht unterstützt (z.B. Outlook), lassen Sie den Betreff unverschlüsselt. Andernfalls werden diesen Personen im Betreff der empfangenen E-Mail lediglich drei Punkte (‚…‘) angezeigt. Ansonsten können Sie die Standardeinstellungen belassen.
[1] oder der entsprechenden Identität des E-Mail-Kontos, falls Sie für dieses mehrere Identitäten eingerichtet haben
[2] oder eine in Ihrer Verantwortung befindliche, nicht personenbezogene @fau.de-Adresse
Wie richte ich K-9 Mail und OpenKeychain für die OpenPGP-Nutzung ein?
Unter Android stellt K-9 Mail einen der beliebtesten und zudem kostenlos verfügbaren E-Mail-Clients dar. Zusammen mit der ebenso kostenfreien App OpenKeychain für die Schlüsselverwaltung steht eine komfortable OpenPGP-Verwaltung bereit. Beide Apps können über den Google Play Store oder über F-Droid bezogen werden.
In K-9 Mail muss zunächst die Verbindung zu OpenKeychain hergestellt werden. Unter Einstellungen wählen Sie das konfigurierte E-Mail-Konto an und gehen dann auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Ist OpenKeychain installiert, dann können Sie dort die Option OpenPGP-Unterstützung aktivieren einschalten.
Schlüsselsuche konfigurieren
In OpenKeychain sollten Sie unter Einstellungen zunächst die Schlüsselsuche konfigurieren, indem Sie dort die gewünschten Suchmethoden und Schlüsselserver angeben. Wählen Sie hier folgende Einstellungen:
Bei dieser Konfiguration wird zunächst im Web Key Directory (WKD) gesucht, das ggf. der Provider des Empfängers bereitstellt, und danach per HKP-Protokoll über den ganz oben aufgelisteten, „ausgewählten Schlüsselserver“. Weitere Schlüsselserver können hinzugefügt werden, werden aber für die Suche nicht genutzt, solange sie nicht ganz nach oben geschoben und damit „ausgewählt“ werden.
Um für die Suche nur das FAU-Schlüsselverzeichnis zu verwenden, geben Sie als obersten Server hkps://keys.openpgp.fau.de an. Dies ist nur dann sinnvoll, wenn Sie ausschließlich FAU-intern verschlüsselt per E-Mail kommunizieren.
Bei dieser Einstellung wird nach einer @fau.de-Adresse immer zuerst per WKD-Abfrage und danach per HKP-Protokoll im FAU-Schlüsselverzeichnis gesucht. Nach allen anderen Adressen wird dort nur per HKP gesucht. Per HKP werden somit auch Schlüssel für auf .fau.de oder .uni-erlangen.de endende Adressen gefunden.
Um auch Schlüssel für FAU-externe E-Mail-Adressen zu finden, nehmen Sie als „ausgewählten Schlüsselserver“ einen globalen Verifying Key Server wie hkps://keys.openpgp.org oder hkps://keys.mailvelope.com.
Bei dieser Einstellung wird nach einer @fau.de-Adresse zuerst per WKD im FAU-Schlüsselverzeichnis gesucht, danach per HKP beim ausgewählten Schlüsselserver. Nach allen anderen Adressen wird ausschließlich bei letzterem per HKP gesucht.
Schlüsselpaar erzeugen / importieren
Nun können Sie mit OpenKeychain Ihr Schlüsselpaar erzeugen oder dort ein bestehendes importieren. Wenn Sie OpenKeychain erstmals aufrufen, werden Ihnen die entsprechenden Menüpunkte direkt angezeigt. Später erreichen Sie diese, indem Sie das Menü Schlüssel anwählen und dann rechts oben unter dem „Drei-Punkte-Menü“ den Punkt Meine Schlüssel verwalten aufrufen.
Ordnen Sie nun in K-9 Mail Ihren Schlüssel Ihrem E-Mail-Konto zu, indem Sie unter Einstellungen Ihr E-Mail-Konto auswählen und dort unter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung den Punkt Using key: … aufrufen und über die weiteren Anweisungen den gewünschten Schlüssel auswählen.
Schlüssel von Kommunikationspartnern finden / importieren
Weiterhin müssen Sie die öffentlichen Schlüssel ihrer Kommunikationspartner importieren. Hierzu klicken Sie im Menü Schlüssel auf das Symbol mit dem Plus-Zeichen. Sie haben nun die Wahl zwischen drei verschiedenen Optionen: (1) QR-Code einscannen, (2) Schlüsselsuche und (3) Aus Datei importieren.
Um den öffentlichen Schlüssel eines anderen FAU-Mitglieds zu finden, wählen Sie Option (2). Wenn dieses seinen Schlüssel im FAU-Schlüsselverzeichnis oder auf externen verifizierenden Schlüsselservern wie keys.openpgp.org oder keys.mailvelope.com (siehe oben) veröffentlicht hat, finden Sie ihn auf diesem Wege und er wird Ihnen zum Import angeboten.
Den importierten Schlüssel können Sie z.B. durch Abgleich dessen Fingerabdrucks bestätigen:
Der bestätigte Schlüssel wird durch einen grün unterlegten Haken gekennzeichnet (siehe rote Markierung):
Wie rufe ich mit Thunderbird einen OpenPGP-Schlüssel aus dem FAU-Schlüsselverzeichnis ab?
Mit Thunderbird hat man mehrere Möglichkeiten, den OpenPGP-Schlüssel eines anderen FAU-Mitglieds, welches diesen im FAU-Schlüsselverzeichnis veröffentlicht hat, per WKD-Protokoll von dort abzurufen.
1) Über das Kontextmenü im Adressfeld einer E-Mail:
Dort wählen Sie den Menüpunkt OpenPGP-Schlüssel suchen aus und geben die vollständige E-Mail-Adresse des FAU-Mitglieds ins Eingabefeld ein.
Anmerkung: Dieser Menüpunkt steht ab Thunderbird-Version 102 nur dann zur Verfügung, wenn in der Thunderbird-Schlüsselverwaltung noch kein Schlüssel für die betreffende E-Mail-Adresse vorhanden ist.
2) Über das Menü Extras >> OpenPGP-Schlüssel verwalten >> Schlüsselserver >> Schlüssel online finden:
Im folgenden Dialogfeld geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des FAU-Mitglieds ein und bestätigen mit OK.
Damit wird zunächst im WKD nach einem Schlüssel für die eingegebene Adresse gesucht, und danach per VKS-Protokoll auf dem bei Thunderbird standardmäßig eingestellten Schlüsselserver keys.openpgp.org. Falls bei 1) oder 2) ein Schlüssel gefunden wird, sehen Sie folgendes Fenster, das Ihnen den Schlüssel zum Import in die Thunderbird-Schlüsselverwaltung anbietet:
Sie müssen den Schlüssel explizit auf Akzeptiert setzen, damit sie ihn zur Verschlüsselung verwenden können. Wenn Sie mit OK bestätigen, erscheint folgendes Fenster:
Für ein ausreichendes Maß an Sicherheit können Sie hier einfach auf OK klicken.
Falls Sie die Möglichkeit haben, Ihren Kommunikationspartner auf einem anderen Kanal (z.B. Telefon, persönliches Treffen) zu kontaktieren, können Sie für ein erhöhtes Maß an Sicherheit mit ihm den Fingerabdruck seines Schlüssels abgleichen. Dazu wählen Sie hier Details anzeigen und Schlüsselakzeptanz verwalten und nach erfolgreichem Abgleich des Fingerabdrucks im folgenden Fenster die Option ganz unten:
3a) Beim Verfassen einer E-Mail (Thunderbird bis Version 97)
Sie müssen die OpenPGP-Verschlüsselung wie im folgenden Screenshot dargestellt aktivieren.
Wenn Sie nun auf Senden klicken, erscheint zunächst ein Fenster mit einer Fehlermeldung, wenn für die adressierte Empfängerin in der Thunderbird-Schlüsselverwaltung noch kein Schlüssel vorhanden ist. Wenn Sie dieses wegklicken, sehen Sie folgendes Fenster:
Klicken Sie nun auf Schlüssel für gewählten Empfänger verwalten. Es erscheint ein weiteres Fenster:
Hier können Sie nun Neuen oder aktualisierten Schlüssel suchen auswählen. Wird im Schlüsselverzeichnis ein Schlüssel gefunden, erscheint der von oben bekannte Import-Dialog, andernfalls folgendes Fenster:
3b) Beim Verfassen einer E-Mail (Thunderbird ab Version 102, Dark Mode)
Wählen Sie aus der Menüleiste Nachricht >> Neue Nachricht oder aus der Hauptsymbolleiste Verfassen. Im sich öffnenden Fenster muss Verschlüsselung aktiviert und OpenPGP als Verschlüsselungsmethode ausgewählt werden, sofern nicht bereits voreingestellt. Geben Sie nun im Empfängerfeld die E-Mail-Adresse ein.
Wenn in der Thunderbird-Schlüsselverwaltung kein Schlüssel für den Empfänger gefunden wird, dann wird dies durch eine gelbe Unterlegung des Adressfeldes und ein Warnsymbol gekennzeichnet. Gleichzeitig erscheint unten eine entsprechende Statuszeile. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Beheben. Es öffnet sich der OpenPGP-Schlüsselassistent und bietet u.a. die Option Öffentliche Schlüssel online finden an. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird im Web Key Directory (WKD) nach einem Schlüssel gesucht.
Wird dort ein Schlüssel gefunden, dann muss dieser erst noch akzeptiert werden, damit Sie ihn zur Verschlüsselung verwenden können. Dies können Sie über die Schaltfläche Beheben tun.
Nun wird Ihnen die Schlüssel-Id und der Fingerabdruck des gefundenen Schlüssels angezeigt. Wenn Sie den Schlüssel auswählen (Radio Button), dann können Sie ihn Annehmen.
Klicken Sie im folgenden Fenster auf Schlüssel anzeigen.
Für ein ausreichendes Maß an Sicherheit können Sie den Schlüssel einfach akzeptieren. (Ausreichend, weil der Schlüssel im WKD gefunden wurde, und der Schlüsselinhaber seine E-Mail-Adresse bestätigen musste, bevor der Schlüssel dort veröffentlicht wurde). Für ein erhöhtes Maß an Sicherheit können Sie den Fingerabdruck mit dem Empfänger über einen anderen Kanal (Telefon, persönliches Treffen etc.) abgleichen.
Nach Bestätigung mit OK können Sie Ihre E-Mail nun verschlüsselt an den Empfänger abschicken.
Wie versende ich einen Serienbrief?
In diesem FAQ zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Serienbrief mithilfe von Excel und Word versenden können.
Sollten Sie den Serienbrief nicht von Ihrem persönlichen Postfach aus versenden, sondern stattdessen ein Funktionspostfach dafür nutzen wollen, ist es erforderlich, ein Outlook-Profil zu haben, bei dem dieses Funktionspostfach als primäres Konto konfiguriert ist. Eine Anleitung, um das Funktionspostfach als Hauptkonto einzurichten, finden Sie unter Shared Mailbox als primäre Absendeadresse konfigurieren.
Alle unten abgebildeten Namen sind zufällig und basieren nicht auf realen Personen. Dabei handelt es sich um eine zufällige Zusammenstellung der beliebtesten Vornamen und der häufigsten Nachnamen in Deutschland. Die E-Mail-Adressen sind ebenfalls fiktiv.
1. Erstellen Sie zuerst eine Excel-Tabelle mit den Spalten und Informationen, die Sie benötigen, und speichern die Datei anschließend ab. Wir empfehlen folgende Spalten zu verwenden: Vorname, Nachname, E-Mail, Geschlecht, Titel
2. Öffnen Sie Word und verfassen Sie Ihre gewünschte E-Mail. Gehen Sie danach über den Reiter Sendungen und den Punkt Seriendruck starten auf E-Mail-Nachrichten. Im Anschluss können Sie mit Empfänger auswählen und Vorhandene Liste verwenden die Excel-Datei und daraufhin die richtige Tabelle auswählen.
3. Überprüfen Sie mithilfe von Empfängerliste bearbeiten, ob die Spalten korrekt übertragen worden sind.
4a. Wählen Sie als nächstes Grußzeile aus, um die Anrede einzufügen. Optional können Sie die Anrede anpassen, um bspw. statt „Sehr geehrte(r)“ ein „Guten Tag“ einzufügen.
Wenn Sie keine geschlechterbezogene Ansprache möchten, können Sie zu Punkt 7 springen.
4b. Falls Sie eine geschlechterbezogene Ansprache bevorzugen, können Sie eine Wenn-Dann-Sonst-Regel bauen. Hierfür müssen Sie über Regeln auf Wenn… Dann… Sonst… gehen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste vom Feldname Geschlecht aus und Vergleichen mit dem entsprechenden Wert. Geben Sie im oberen Textfeld „Sehr geehrte Frau“ und im unteren Textfeld „Sehr geehrter Herr“ ein.
5. Fügen Sie nun über die Option Seriendruckfeld einfügen die gewünschten Anrede-Bausteine wie z.B. Titel, Vorname und Nachname ein. Vergessen Sie nicht, ein Komma am Ende der Anrede zu setzen!
Wenn Sie den Titel in der Anrede verwenden, dann verwenden Sie kein Leerzeichen zwischen Titel und nächstem Wert, da ansonsten bei Personen ohne akademischem Grad zwei Leerzeichen vorhanden sind. Dieses Problem beheben wir im nächsten Schritt.
6. Damit bei Personen mit einem akademischen Grad der Titel nicht am nächsten Wert „klebt“, benötigen wir dort ein Leerzeichen. Dieses können Sie hinzufügen, indem Sie mit Rechtsklick auf Titel (bzw. Ihrer Datenquelle) gehen und dann auf Feld bearbeiten. Im neuen Fenster setzen Sie den Haken rechts bei Danach einzufügender Text und fügen im Textfeld rechts daneben ein Leerzeichen ein. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.
7. Überprüfen Sie nun mit Vorschau Ergebnisse, ob Anrede und Serienbrief korrekt sind.
8. Zuletzt können Sie mit Fertig stellen und zusammenführen und E-Mail-Nachrichten versenden den Serienbrief für den Versand vorbereiten. Im Zu-Feld sollte bereits die Spalte E-Mail ausgewählt sein. Geben Sie noch einen Betreff in die Betreffzeile ein und bestätigen Sie den Versand an alle Empfänger mit OK.
Outlook sollte nun die E-Mails einzeln an alle Empfänger versenden.
Bitte beachten Sie, dass die Anzahl adressierter Empfänger pro Zeiteinheit (max. 450 pro 15 min) sowie die Anzahl der adressierten Empfänger pro einzelner E-Mail (max. 100) begrenzt sind. Überschreitung dieser Limits führt zu temporären Ablehnungen der Einlieferungen.
Wie richtige ich ein Exchange-Postfach in Outlook for Mac ein?
Persönliches Exchange-Postfach einrichten
Für die Einrichtung benötigen Sie:
- Exchange-Benutzerkennung aus IdM
- Kennwort der Exchange-Benutzerkennung
In der Regel ist die IdM-Benutzerkennung auch die Exchange-Benutzerkennung. Es gibt aber auch Ausnahmen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, so fragen Sie ihren EDV-Betreuer vor Ort.
In dieser Dokumentation wird ein Konto für Helga Mustermann mit der E-Mail-Adresse helga.mustermann@fau.de und der Exchange-Benutzerkennung helgam eingerichtet.
- Starten Sie Outlook for Mac und gehen über Outlook in der Menüleiste auf Einstellungen und daraufhin auf Konten. Wählen Sie im Konten-Fenster auf das Plus-Symbol und Konto hinzufügen.
- Tragen Sie im neuen Fenster Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen diese mit Weiter.
3. Geben Sie die Konfigurationen wie folgt ein und bestätigen Sie diese mit Konto hinzufügen:
-
-
- Methode: Benutzername und Kennwort
- E-Mail-Adresse: <Ihre E-Mail-Adresse>
- DomäneBenutzername: fauad<Ihre IdM-Kennung>
- Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>
- Server: groupware.fau.de
-
4. Mit Weiteres Konto hinzufügen können Sie weitere Postfächer einrichten, andernfalls können Sie mit Fertig die Einrichtung abschließen.
Shared Mailbox einrichten
1. Nachdem Sie Ihr persönliches Postfach in Outlook for Mac eingerichtet haben, können Sie über Outlook in der Menüleiste auf Einstellungen und daraufhin auf Konten gehen.
2. Wählen Sie als nächstes unten rechts Erweitert aus. Wechseln Sie im folgenden Fenster zum Reiter Stellvertretungen und gehen auf das Plus-Symbol im unteren Bereich Zusätzlich diese Postfächer öffnen.
3. Suchen Sie nun nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des gewünschten Postfaches und bestätigen Sie dieses mit Hinzufügen.
4. Vergessen Sie nicht zuletzt nochmal mit OK die Einrichtung abzuschließen. Das Postfach erscheint anschließend in Ihrem Profil.