Beschaffung von Software: Leitfaden

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die nicht-kommerzielle universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Bereitstellung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.
Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung aus dem App Store – Apple (DE) Apps: Formular zur Nutzung der RRZE-Dienstleistung „Bestellung von dienstlicher Software aus dem App Store“.

Software für Studierende für die universitäre Nutzung: Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen (dezentral)

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Formular

Das ausgefüllte Formular ist per E-Mail an software@fau.de zu senden. Soweit möglich ist auf papierloses Verfahren abzustellen. Ein evt. entstandenes Papierformular verbleibt an der Einrichtung.

Für den Fall, dass mehrere Softwareprodukte beschafft werden sollen:

Damit die Anfrage schnell beantwortet werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • eine (1) E-Mail-Anfrage pro Softwareprodukt erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer
  • Betreff: Softwareprodukt-Name und markantes Stichwort <Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge>
  • Vor- und Nachname der RRZE-Kontaktperson (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • pdf-Anhang. keine Bilder in den E-Mail-Text einbinden

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren

(2)

Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen.

Es kann z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische Gründe geben, geringvolumige Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.

Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollte der Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Der Übergang der Lizenznehmerschaft ist auf diesem Wege dem Lizenzgeber nämlich nicht bekannt gegeben und würde bei einem Audit als Lizenzverletzung gewertet werden. Ebenso ist die Nutzung von Privatlizenzen auf Dienstgeräten nicht statthaft.

Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.