RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen.

Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird.

Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen.

Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt.

Kunu: Kundennummer eingeben.

Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll.
Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben.

Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein.

Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel).
Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind.

Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist.

Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux)
Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel.

Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein.

Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats.

Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern.
Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt.

Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen.

Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder nicht in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags eingegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden. Die gewünschten Ergänzungen werden dann durch die Portaladminstration vorgenommen.

Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen.

Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten.

Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM)

Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).