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Software Bestellen und Zurückgeben – Jetzt schnell, einfach und papierlos im Kundenportal

Wichtige Information zur Prozessänderung im Kundenportal: Papierloser Bestell- und Rückgabevorgang für Software

Ab sofort erfolgt der Bestell- und Rückgabevorgang von Software im Kundenportal papierlos. Es ist keine Unterschrift auf den Dokumenten mehr erforderlich, und die Dokumente müssen auch nicht mehr per E-Mail oder Hauspost ans RRZE zurückgeschickt werden. Die Zustellung der E-Mail mit der Bestellbestätigung wird im RRZE automatisch als Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen gewertet. Die Rückgabe erfolgt mit einem Klick. Diese Maßnahmen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich und knüpfen nahtlos an die erfolgreiche Umstellung auf digitale Rechnungen im letzten Jahr an.

Bestellung und Verlängerung

An der Bestellung im Kundenportal hat sich nichts geändert. Die Bestellbestätigung wird, wie bisher, per E-Mail an die Kontaktperson verschickt. Es wird auch ein PDF-Dokument mit den Vertragsdaten erzeugt und dieser E-Mail als Anhang beigefügt. Entfallen ist der Teilschritt, der bisher eine Unterschrift und einen Institutsstempel auf dem Dokument „Lieferschein / Nutzungsvertrag“ erforderte. Das unterzeichnete Dokument muss nicht mehr ans RRZE übergeben werden.

„Anbei der Lieferschein/Nutzungsvertrag für die von Ihnen bestellte Lizenz. Mit Empfang dieses Dokuments erkennen Sie die Richtlinien und Nutzungsbedingungen der Software an.“

Rückgabe

Für Rückgaben von Software wird kein Dokument mehr erzeugt. Im Kundenportal kann die Rückgabe bequem über den Bereich „Meine Lizenzen“ eingeleitet werden, indem das neue Symbol, der sog. „Rückgabepfeil“ , angeklickt wird. Der Rückgabewunsch wird systemintern an die Portal-Administration zur Prüfung geleitet. Sobald die Rückgabe geprüft und genehmigt ist, ändert sich der Status der Lizenz. Unter „Meine Lizenzen“ erscheint der Eintrag „Lizenz zurückgegeben“. Zeitgleich wird die Rückgabebestätigung per E-Mail an die Kontaktperson versandt.

„Ihre Rückgabe wurde akzeptiert. Bitte deinstallieren Sie zum Ablaufdatum die Software auf allen Geräten.“

Mit gemeinsamen Ideen in die Zukunft: Optimierung der Softwareprozesse

Das Kundenportal RZCRM ist der Kundenshop für Software und Dienstleistungen des RRZE, das heute von rund 500 Kontaktpersonen der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen allein für die Bestellung von Software genutzt wird. Es ist eine bedarfsorientierte Eigenentwicklung des RRZE, die 2021 produktiv ging und seitdem kontinuierlich ausgebaut wird. Ein System von der Stange würde dem Bedarf nicht gerecht werden können. Die Idee entstand im kleinen Kreis, und heute sind zahlreiche Kompetenzen in den erfolgreichen Betrieb des Kundenportals eingebunden.

Neben ihrem völlig andersartigen Tagesgeschäft widmen sich die beiden Entwicklungsspezialisten Martin Fischer (Gruppenleiter E-Mail in der Abteilung Kommunikationssysteme) und Jennifer Naumann (Guppenleiterin Windows-Systeme in der Abteilung Zentrale Systeme) mit großem Engagement der Systemerweiterung und -verbesserung.

Das RZCRM ist effizient in die Systemlandschaft des RRZE eingebunden, so dass keine unnötigen Wartungs- und Pflegeaufwendungen oder mehrfache Datenhaltung entstehen. Das Entwicklungsteam der Abteilung EIV (Entwicklung, Integration, Verfahren) ist deshalb stets mit im Boot. Beispielsweise das ans RZCRM angebundene Lizenzverwaltungsportal, über das die Kontaktpersonen bestellte Lizenzen einer Person zuweisen, wird von den EIV-Spezialisten entwickelt und betreut.

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE steht mit den Entwicklungsteams im regelmäßigen Austausch und fungiert als Schnittstelle zu den Kunden. Die Bedarfe und zahlreichen Verbesserungsvorschläge der Kontaktpersonen fließen auf diesem Weg direkt in die Entwicklung und die Optimierung der Bestell- und Bereitstellungsprozesse von Software ein. Das RRZE ist dankbar für die Unterstützung und Mitarbeit der Kontaktpersonen.

Das gemeinsame Ziel aller Beteiligten besteht darin, die täglichen Herausforderungen im Verwaltungs-, Forschungs- und Lehrbetrieb einer Hochschule mit verwaltungsarmen, umweltfreundlichen und komfortablen Prozessen zu bewältigen.

Hilfe und Beratung in Softwarefragen finden Angehörige der FAU bei den zuständigen IT-Betreuungszentren und beim Software-Team. Angehörige anderer Hochschulen wenden sich bitte an ihr jeweiliges Rechenzentrum.

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