FAUdir heißt das neue Personen- und Einrichtungsverzeichnis der FAU. Technisch entwickelt wurde es am Regionalen Rechenzentrum Erlangen.
Wie lautet nochmal die E-Mail-Adresse von Frau Müller? Und wo finde ich das Büro von Herrn Huber? Um Verwechslungen und damit unnötige Wege zu vermeiden, ist ein Verzeichnis der FAU-Kontakte wichtig. Denn bei rund 6.000 Mitarbeitenden kann man nicht alle Kontaktdaten auswendig wissen. Viele Jahre hat UnivIS die Aufgabe eines Personen- und Einrichtungsverzeichnisses erfüllt. Doch das System ist inzwischen in die Jahre gekommen. Nun gibt es ein neues Personen- und Einrichtungsverzeichnis, genannt FAUdir – kurz für FAU-Directory. Das FAU-Verzeichnis, wie es auf Deutsch heißt, wurde am Regionalen Rechenzentrum Erlangen (RRZE) technisch konzipiert und umgesetzt.
Für die Entwicklung nutzte das Team der Abteilung Entwicklung, Integration, Verfahren den gleichen Softwarestack (ein Stapel aufeinander aufbauender Softwarekomponenten) wie für das Identity Management (IdM). Das IdM ist eine Eigenentwicklung des RRZE und „es enthält ohnehin schon die Personendaten“, erklärt Sven Marschke, einer der Entwickler von FAUdir. Dadurch sind automatisch generierte Einträge möglich und es werden zum Beispiel für einen Lehrstuhl die Einträge der Professoren und Professorinnen, wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Verwaltungsangestellten und ggf. weiterer Personen ohne manuelle Arbeit angelegt. Diese können Einrichtungsleitung und Beauftragte wiederum verwalten, indem sie beispielsweise Personen hinzufügen oder aus- und einblenden. Das erleichtert die Arbeit der Administration, da weniger manuelle Datenpflege nötig ist. Für die Nutzenden ist FAUdir auch deshalb eine Erleichterung, weil zum Beispiel bei einer Namensänderung der neue Name automatisch über IdM ins FAUdir gespeist wird. „Dadurch entfallen zusätzliche Bearbeitungsschritte und die Daten sind nach Änderung im Quellsystem sofort auch in FAUdir aktuell“, sagt Marschke.
Interner und öffentlicher Bereich
Grundsätzlich ist das System in einen internen und einen öffentlichen Bereich aufgeteilt. Um die Einträge im internen Verzeichnis sehen zu können, muss man sich mittels seiner IdM-Kennung anmelden. Der externe Bereich dagegen ist weltweit einsehbar. Während intern alle Beschäftigten der FAU zu finden sind, sind öffentliche Einträge nur für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und Personen vorgesehen, die eine nach außen sichtbare Funktion innehaben oder die selbst die Veröffentlichung ihres Eintrags konfiguriert haben.
„FAUdir speichert nur die Daten, die auch wirklich – intern und/oder extern – veröffentlicht werden dürfen“, erklärt Marschke. Was öffentlich sichtbar ist und was nicht, darauf hat vor allem die Person selbst Einfluss. „Man kann sich zum Beispiel dagegen entscheiden, die Raumnummer publik zu machen, sodass nicht unangekündigt Menschen vor der Tür stehen können oder Sprechzeiten angeben, zu denen die Leute kommen können.“
Ähnlichkeiten zwischen FAUdir und UnivIS
„In der Nutzung“, sagt Marschke, „ist FAUdir UnivIS sehr ähnlich. Es gibt eine Suche, mit der man nach Namen, Einrichtungen aber auch anderen Daten wie Telefonnummern suchen kann.“ Bei der Darstellung der Suchergebnisse wird genauso wie bei UnivIS ein Pfad angezeigt, der die Einordnung der jeweiligen Einrichtung in die Organisationsstruktur der gesamten FAU zeigt.
FAUdir entstand in Zusammenarbeit mit dem Chief Information Officer (CIO), dem CIO-Office, dem Kanzlerbüro, dem Referat Campusmanagement und der UnivIS-Verantwortlichen. Das Team der RRZE-Abteilung hat an diesem neuen Dienst etwa eineinviertel Jahre gearbeitet – neben dem Tagesgeschäft, das zum Beispiel die Betreuung und Weiterentwicklung des IdM der FAU umfasst.
Mehr Informationen
Zum neuen Personen- und Einrichtungsverzeichnis FAUdir
Aussicht
Demnächst erscheint ein passendes Plugin für die Einbindung von Kontakten auf Ihrer Website. Alle Informationen dazu erhalten Sie in einem Artikel auf www.rrze.fau.de und in der Webmastersprechstunde.
Text: Corinna Russow
Foto: Gehkah/stock.adobe.com