Seit Kurzem hat das RRZE eine neue Variante der Groupware-Lösung Exchange im Angebot, die zunächst für kleinere Einrichtungen wie bayerische Kunsthochschulen konzipiert wurde. Das ermöglicht auch denen datenschutzkonforme und ausfallsichere Kommunikation, für die das eigene Hosting von Exchange zu aufwendig wäre.

Wenn die Mitarbeiter der Hochschule für Musik Würzburg (HfM) seit 17. Juli 2023 eine E-Mail schreiben, geht diese immer über Erlanger Server. Doch das betrifft nicht nur die E-Mails, sondern auch Notizen und Termine aller 400 Beschäftigten der HfM – und ab dem Wintersemester auch die der Studierenden. Der Grund dafür ist HostedExchange@RRZE.

HostedExchange@RRZE ist ein neuer Dienst des Regionalen Rechenzentrums Erlangen (RRZE), der in den letzten Monaten im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst von den Mitarbeitern der Gruppe E-Mail aufgebaut wurde. Dieser ermöglicht auch kleineren (Kunst-) Hochschulen wie der HfM Würzburg die Nutzung von Microsoft Exchange. Exchange ist die bekannteste Groupware-Lösung, die nicht nur eine E-Mail-Funktion, sondern auch Notizen und eine Freizeitensuche im Kalender bereitstellt. „Jeder ist heiß auf Exchange, weil das System so viel kann“, erklärt Oliver Maurer, Projektleiter des HostedExchange@RRZE.

Drei Personen für das FAU-Exchange

Und jeder, der schon einmal Termine mit mehreren Beteiligten abzustimmen versucht hat, weiß, wie hilfreich es ist, gemeinsame Lücken in den Terminkalendern aller Beteiligten vor sich zu sehen. Doch bisher stand Microsoft Exchange überwiegend großen Universitäten und Hochschulen zur Verfügung, da das Hosting des Systems personalintensiv ist. „Alleine für die FAU arbeiten drei Kollegen ausschließlich am Exchange-System“, sagt Maurer.

Seit Ende 2022 bauten Maurer und seine Kollegen neben der Betreuung des eigenen ein weiteres Exchange-System auf – primäre Zielsetzung: die Versorgung kleinerer (Kunst-) Hochschulen. „Wir konnten nicht für alle Beteiligten das gleiche System verwenden, da sonst Kunde A die Daten von Kunde B einsehen könnte und umgekehrt“, erklärt Benjamin Gügel, einer der Administratoren des HostedExchange@RRZE. „Und für jede Einrichtung ein separates Mailsystem aufzusetzen ist personell einfach nicht drin. Deshalb brauchte es eine Software, die es ermöglicht, Exchange für mehrere Kunden auf einem System einzurichten, aber verhindert, dass sich die Kunden gegenseitig sehen können.“

Diese sogenannte Multi-Tenant-Software sorgt aber nicht nur für Datenschutz, sondern erleichtert die Arbeit des Exchange-Teams. Administration, wie First-Level-Support, Verwaltung der E-Mail-Domain und der Verteiler wird zwar von den Hochschulen selbst übernommen, aber die Pflege der Server bleibt natürlich am RRZE.

Die aktuelle HostedExchange@RRZE-Umgebung ist für bis zu 17.000 Nutzende unterschiedlicher Hochschulen ausgelegt, kann aber jederzeit erweitert werden. „Aktuell brauchen wir für 18 Server bei Updates zu dritt drei Arbeitstage – wenn es gut läuft. Falls ein Update fehlschlägt, dauert es natürlich länger“, erklärt Maurer. Würde für jeden Kunden ein eigenes System betrieben, würde sich diese Zeit entsprechend erhöhen. Denn ein E-Mail-System in dieser Größenordnung muss hochverfügbar sein. Das bedeutet, dass es immer mindestens einen zweiten Server braucht, damit beispielsweise Updates den Betrieb nicht stören. Doch Kunden profitieren nicht nur von einem hochverfügbaren E-Mail-Dienst, sondern auch davon, dass die Server aus Datenschutzgründen „on-prem“, also in den RRZE-eigenen Räumlichkeiten stehen.

Kontakt für Interessenten an HostedExchange@RRZE:

Oliver Maurer, Projektleiter HostedExchange@RRZE, oliver.maurer@fau.de

Text: Corinna Russow