Im Rahmen der diesjährigen Hochschulwahl hatte sich die FAU gleich zwei ambitionierte Ziele gesteckt:

• Die Hochschulwahlen und die Promovierendenwahl sollten elektronisch durchgeführt werden
• Im Zuge dessen sollte die Promovierendenwahl zum ersten Mal über das bereits für die Hochschulwahlen verwendete Verwaltungsprogramm von SystraNet digital unterstützt werden.

Davon versprach man sich Kosteneinsparungen im Vergleich zu Briefwahlen und das Vorantreiben der Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge der Universität.

Neben den organisatorisch/rechtlichen Herausforderungen wie zum Beispiel die Berücksichtigung der elektronischen Wahl in der Wahlordnung, die das Kanzlerbüro stemmen musste, konnte das RRZE als technischer Dienstleister vor allem den Ausbau digitaler Lösungen unterstützen, die allerdings einem eng gefassten zeitlichen Rahmen gerecht werden mussten.

So ging es in der ersten Phase vornehmlich darum, die Anforderungen für elektronische Wahlen soweit zu erheben, dass zügig eine Ausschreibung gestartet beziehungsweise ein Softwareanbieter für den eigentlichen Wahlvorgang gefunden werden konnte.

Dazu wurde zusammen mit SystraNet, dem Hersteller des bereits eingesetzten Wahlsystems, eine grundsätzliche Architektur der benötigten Systeme und ihre Schnittstellen entworfen. Den Zuschlag für die Software des eigentlichen Wahlvorganges erhielt die Firma Polyas.

Die aus Sicht des RRZE größte Arbeit war jedoch die Erstellung des FAU-Wahlportals (online-wahlen.fau.de/), in dem Wahlberechtigte ihre Wahlunterlagen herunterladen und während des Abstimmungszeitraumes authentifiziert an die elektronische Wahlurne von Polyas weiterleiten können.

Dabei wurde schnell klar, dass für diese Authentifizierung des Wählers eine Anbindung an das Identity Management System der FAU notwendig würde, die tatsächlich schon vorher aus anderen Gründen und für einen späteren Zeitpunkt angedacht war.

Eine Herausforderung: die Integration von Hochschul- und Promovierendewahl

Eine weitere Herausforderung war die Integration beider Wahlen − Hochschulwahl und Promovierendenwahl – in einen Polyas-Wahlgang, um damit die Kosten für die FAU geringer zu halten. Dabei musste besonders viel Sorgfalt in die Datenlieferung an Polyas gelegt werden, denn sobald die Wahlurne einmal für den elektronischen Wahlgang versiegelt wurde, ist es nicht mehr möglich, Fehler bei der Berechtigung zur Wahl beziehungsweise bei der Zuordnung von Wahlberechtigten zu Stimmzetteln zu korrigieren.

Für die schließlich umgesetzte Lösung mit allen Systemen wurden nicht nur die bestehenden Datenlieferungen an das SystraNet-Wahlsystem um Informationen wie die IdM-Kennung und E-Mail-Adressen ausgeweitet, sondern es wurde auch eine neue Datenhaltung für das FAU-Wahlportal entworfen.
Basierend auf den Rohdaten aus VIVA, dem Personalverwaltungssystem des Universitätsklinikums Loga, Campo und jetzt neu aus docDaten werden nun in SystraNet-Wahlen die Wahlberechtigten zu den einzelnen Stimmzetteln festgelegt und dann an Polyas sowie das Wahlportal geliefert.

Nach der Wahl werden die Ergebnisse der elektronischen Wahl mit denen der manuellen Auszählungen der Briefwählerinnen und -wähler in SystraNet-Wahlen erfasst und dort in Form von Berichten für die offiziellen Bekanntmachungen zur Verfügung gestellt.

Die elektronischen Wahlen für 2021 sind nun offiziell seit dem 1. Oktober 2021 abgeschlossen, aber für das nächste Mal gibt es noch einiges zu tun. Manche Datenverarbeitungsschritte beinhalten noch manuelle Eingriffe, die mit aufwendigen organisatorischen Maßnahmen, wie zum Beispiel dem Vier-Augen-Prinzip und zusätzlichen manuellen Validierungen, vor menschlichen Fehlern abgesichert werden mussten.
Wie es meist bei der Einführung eines neuen Verfahrens der Fall ist, gibt es einige Entscheidungen, die nach Auswertung dieses ersten produktiven Wahlganges überdacht werden müssen und dies wird sowohl organisatorisch, als auch technisch zu weiteren Anpassungen führen.

Schließlich ist die mangelnde Barrierefreiheit im Wahlsystem von Polyas eine wichtige Baustelle, die zusammen mit dem Hersteller vor einer erneuten elektronischen Wahl angegangen werden muss, um den in öffentlichen Einrichtungen geltenden höheren Standards gerecht zu werden.
(BI97, K. Starke)

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