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IT-Bedarfs- und Nutzungsumfrage des RRZE

Um sein Serviceangebot weiter verbessern und künftig noch stärker unmittelbar an den Bedürfnissen und Wünschen der Institute und Lehrstühle ausrichten zu können, hat das RRZE während des Sommersemesters 2021 eine IT-Bedarfsumfrage bei den Einrichtungsleitern der Technischen, Medizinischen und Naturwissenschaftlichen Fakultät durchgeführt. Im Rahmen eines Vortrags aus der Reihe „Campustreffen“ wurden die Ergebnisse und gezogenen Schlussfolgerungen am 11. November 2021 präsentiert.

Welche IT-Dienste werden genutzt? Welche IT-Unterstützung ist gewünscht und welche RRZE-Dienstleistungen sind überhaupt bekannt und welche nicht? Diese und viele weitere Fragen stellte das RRZE seinen Kundinnen und Kunden. In den Bereichen der FAU, in denen das RRZE die Client-Betreuung durch seine IT-Betreuungszentren gewährleistet, liegen hierzu zahlreiche Erfahrungswerte vor. In den eher autonom agierenden Fakultäten wie der Technischen, der Medizinischen und der Naturwissenschaftlichen Fakultät waren solche Informationen jedoch kaum strukturell erfasst.

Im Auftrag des Kanzlers und in Absprache mit der Personalvertretung und dem CIO wurde daher ein Fragebogen mit 62 Fragen erarbeitet. Alle Einrichtungsleiter (374) aus den drei genannten Fakultäten wurden angeschrieben und um Rückmeldung gebeten. Beantwortet wurden die Fragebögen zumeist durch vom Einrichtungsleiter beauftragte Personen (77 %), in den restlichen Fällen durch die Einrichtungsleiter selbst.

Die Rücklaufquote von 25 % (MedFak: 11 %, NatFak: 25 %, TechFak: 40 %) ist zwar auf den ersten Blick nur moderat, wird aber dadurch verstärkt, dass die Antworten der Befragten häufig für mehrere Einrichtungen galten, für die sie Auskunft gaben. Zudem werden Teile der Medizinischen Fakultät vom Medizinischen Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (MIK) des Universitätsklinikums (UK) betreut und konnten daher nicht an der Umfrage teilnehmen.

Als Dauerbrenner im Portfolio des RRZE stellten sich die Dienste WLAN mit eduroam (93 %), FAUbox (91 %), Plakatdruck (88%), private Software (77 %), Exchange (77 %), IT-Kurse (69 %) und WLAN-Gastaccounts für Konferenzen (54 %) heraus. Unter die „Aha“-Ergebnisse fielen das Ticketsystem OTRS (68 %), Basis-Storage (43%), Handbücher und E-Books (41 %), Videokonferenzräume (39 %), Leihgeräte für Konferenzen (33 %), DFN-Videokonferenzen (33 %) und High Performance Computing (HPC) (32 %). Hier gaben die Befragten an, dass die Dienste aktuell zwar nicht genutzt werden, sie aber „interessant seien“ und künftig gegebenenfalls verstärkt genutzt würden.

Nutzung zentraler Dienste für Systembetreiber

Dieser Fragenkomplex richtete sich insbesondere an Einrichtungen, die selbst IT-Dienste betreiben. Bei den Authentifizierungsdiensten (LDAP, ActiveDirectory, WebSSO) ergab sich sowohl eine hohe Nutzungsquote, als auch hohes Interesse an noch intensiverem Einsatz. Anders sieht es bei den servernahen Dienstleistungen aus. Diese werden zu einem relativ hohen Anteil (33 %) in den Einrichtungen selbst betrieben − das nimmt seit einigen Jahren erfreulicherweise ab. Der Grund für die hohe Eigenbetriebsquote (51 %) für virtuelle Server dürfte im bisher unattraktiven Preismodell für die Betreibenden vieler virtueller Maschinen (VMs) zu suchen sein. Hier wird das RRZE Anfang 2022 durch eine Neubeschaffung ein attraktives Angebot machen können und darüber im Rahmen eines Campustreffens informieren.

Administration von Arbeitsplatzrechnern

Bei den als Arbeitsplatzrechnern eingesetzten Clients handelt es sich fakultätsübergreifend überwiegend um Windows-PCs. Bei professionellem Client-Betrieb ist eine Betreuung von bis zu 200 PCs mit einem Techniker in Vollzeit möglich. Für Einrichtungen mit weniger als 100 Windows-PCs wäre eine Client-Betreuung durch das RRZE wirtschaftlich gesehen allerdings sinnvoller, als selbst einen Techniker zu unterhalten − was auf die meisten Einrichtungen auch zutrifft.

Die befragten Einrichtungen haben überwiegend eigene Administratorinnen und Administratoren, die Installation von Software und Updates wird teilweise aber auch durch die Nutzenden selbst durchgeführt. Entgegen der Annahme, dass die Betreuung der Arbeitsplätze weitestgehend durch technische Angestellte erfolgt, geschieht dies tatsächlich in hohem Maße durch wissenschaftliche Beschäftigte mit häufig nur befristeten Arbeitsverträgen. Acht Prozent der Einrichtungen haben Interesse an einer künftigen Arbeitsplatzbetreuung durch das RRZE und um Kontaktaufnahme gebeten.

Selbstbetriebene Softwareverteilmechanismen kommen so gut wie nie zum Einsatz, da dies nur bei entsprechend großen Installationszahlen wirtschaftlich ist. Umso mehr ist ein Einsatz der vom RRZE bereitgestellten Verteilmechanismen empfehlenswert. Entsprechend übertrifft hier das Interesse an einer Nutzung die bisherigen Nutzerzahlen erheblich. Durch gezielt ausgerichtete Campustreffen soll hier die Information verstärkt werden.

Erfreulich ist, dass die Absicherung der Arbeitsplätze durch private (statt öffentlich erreichbare) Netze mit 63% schon einen guten Stand erreicht hat.
Software Defined Networks (SDN) sind eine Anwendung, die ohnehin nur für wenige Anwendungsszenarien relevant ist und deren Verbreitungsgrad daher nicht beliebig zu steigern ist. Ähnlich verhält es sich bei Public Displays; sie sind nur für größere Einrichtungen relevant und haben daher ebenfalls einen beschränkten Markt.

Um den auf moderne Webanwendungen spezialisierten Software-Stack des RRZE vorzustellen, wird noch ein geeignetes Veranstaltungsformat gesucht, das die richtige Zielgruppe erreicht.
An den befragten Fakultäten kommt eine Vielzahl von Datenbanksystemen zum Einsatz − überwiegend OpenSource-Produkte mit Ausnahme von Microsoft SQL Server. Der Anteil der selbst betriebenen Datenbanken ist dabei mit 50% erstaunlich hoch, obwohl nicht nur die Kosten für die Nutzung der zentral betriebenen Datenbanken sehr gering sind, sondern auch eine zentrale Benutzerverwaltung und Datensicherung zur Verfügung stehen würde. Hier besteht offensichtlich Informationsbedarf. Die Befragten geben für die hohe Eigenbetriebsquote andere Gründe an: So würden bei vielen Standardanwendungen Datenbanken quasi automatisch mitinstalliert und auch die Preise für Microsoft SQL Server Datenbanken seien aktuell unattraktiv, da das RRZE bisher nur die eine Variante mit einer kommerziellen Lizenz anbiete. Letztlich seien am RRZE auch die Bestellprozesse für Datenbanken zu papierbasiert und daher langwierig. Hier ist das RRZE gefordert, ein attraktiveres Angebot zu machen.

Speicherkapazitäten, die in den Einrichtungen auf nicht vom RRZE gemietetem Speicherplatz liegen, variieren zwischen 1 und 1.000 TB. Um die unterschiedlichen Bedarfe zu decken, müssten individuelle Speicherkonzepte angeboten werden. Bisher hat das RRZE vor allem hochverfügbaren, redundanten und schnellen Speicherplatz für den kleinen bis mittleren Bedarf angeboten. Bei anderen Szenarien sind die Angebote des RRZE aktuell im Vergleich zum Betrieb eigener Speicherlösungen wenig attraktiv. Auf Basis der Umfrageergebnisse sollen jetzt auch andere Speicherangebote evaluiert und etabliert werden. Zudem gibt es mit dem Projekt „FAUdatacloud“ einen zentralen Ansatz, um wissenschaftliche Daten zukünftig FAUweit im großen Stil zu speichern.
Bei den Webdienstleistungen bietet sich ein differenziertes Bild: Das Interesse an einem Blog ist sehr gering, das CMS-Angebot über WordPress überzeugt offensichtlich die Mehrheit. Wikis werden wenig genutzt und falls doch, dann zumeist im Eigenbetrieb.

Homeoffice

Um auf die Ressourcen der Universität aus dem Homeoffice zugreifen zu können bieten sich die Technologien VPN, Remote-Desktop (RDP) und dedizierte Terminalserver an. Erwartungsgemäß wird der VPN-Zugriff flächendeckend genutzt. Aber auch direkte RDP-Zugriffe auf Arbeitsplatzrechner sind mit 66% weit verbreitet. Bei Terminalservern übersteigt das Interesse die bisherige Nutzung um das Doppelte. Hier wäre gegebenenfalls ein Angebot durch das RRZE hilfreich.
Bei der Nutzung privater IT-Ausrüstung im Homeoffice gibt es eine Zweiteilung: Etwas mehr als ein Viertel der Beschäftigten der befragten Einrichtungen setzen ihre private IT-Ausstattung ein. Entsprechend sind auch die Prognosen zum künftigen Hardwarebedarf für die Nutzung im Homeoffice zu sehen. Bei wissenschaftlichen Beschäftigten und Studierenden oder wissenschaftlichen Hilfskräften kommt überraschend häufig private IT-Ausstattung auch an deren Arbeitsplatz in der Universität zum Einsatz. Gemäß der aktuell gültigen IT-Richtlinien ist dies nur mit ausdrücklicher Genehmigung durch den Systembetreiber zulässig. Die für das Homeoffice gewünschte Unterstützung durch das RRZE war als Freitextfeld angefragt. Rückmeldungen gab es bezüglich der Themengebiete Netzwerkverbindung, Software (inklusive Videokonferenzsoftware und Kollaborationssoftware), Beratungsleistungen und FAUbox. Aber auch organisatorische und verwaltungstechnische Wünsche wurden geäußert.

Allgemeine Wünsche bezüglich der RRZE-Dienstleistungen

Ähnlich wie bei der Betrachtung der Homeoffice-Bedarfe mittels Freitextfeld konnte auch auf die Frage „Welche Dienstleistungen wünscht sich Ihr Lehrstuhl / Ihre Einrichtung seitens des RRZE“ mit eigenen Worten geantwortet werden. Wünsche und Anregungen wurden bezüglich Forschungsdaten und HPC, Software (inklusive Kollaborationssoftware), Informationsaufbereitung, Beratungsdienstleistungen, Preisgestaltung, Gitlab, Netz, Datensicherung und Fortbildungen geäußert.

Und das Beste kommt zum Schluss. Wenn kritisiert wird, freut man sich auch über Lob. Rückmeldungen wie „Wir fühlen uns gut betreut“, „Die Versorgung ist für uns absolut hinreichend“ oder „Wir haben eher die Erfahrung gemacht, dass das RRZE für unsere Anfragen und Probleme bereits eine Lösung oder zumindest einen Lösungsansatz hat. Daher hat sich uns diese Frage bisher nicht gestellt“ sind nicht nur willkommen, sondern auch beflügelnd, vorhandene Lücken zu verkleinern oder gar zu schließen.

Wie geht es nach der Umfrage weiter?

76% der Befragten haben angegeben, dass sie eine Kontaktaufnahme auf Basis ihrer Angaben wünschen. Diesen Einrichtungen bietet das RRZE jeweils individuell auf die konkreten Bedarfe der Einrichtung ausgerichtete Beratungstermine an.
Für Themengebiete, bei denen ein größeres allgemeines Interesse in den Einrichtungen ermittelt wurde, wird es zielgerichtete Campustreffen geben. Das betrifft

  • die LDAP-Authentifizierung für Linux-Systeme
  • die Nutzung der SCCM-Softwareverteilung
  • die Nutzung der Linux-Softwareverteilung
  • die Nutzung der macOS-Softwareverteilung
  • die Vorstellung des Software-Stacks der IdM-Entwickler
  • das neue Preismodell für virtuelle Server
  • das neue Preismodell für Speicherplatz mit einer Vorstellung des Projekts „FAUdataCloud”

Darüber hinaus strebt das RRZE Veränderungen bei Dienstleistungen an, die von den Kundinnen und Kunden als verbesserungswürdig empfunden wurden. So soll

  • der Bestellprozess für Datenbanken digitalisiert, vereinfacht und soweit möglich automatisiert werden, um das Angebot niederschwellig verfügbar zu machen
  • bei MS SQL Datenbanken auch ein kostengünstiges Angebot für einfache Anwendungszwecke erstellt werden

Die Ergebnisse der Umfrage werden dem Chief Information Officer (CIO), dem Kanzler und der Personalvertretung der FAU vorgestellt, damit hier entsprechende Weichen gestellt werden können. Dabei sollen zentral betriebene Angebote des RRZE für bisher dezentral betriebene IT-Systeme zu attraktiven Konditionen im Fokus stehen. Um günstigere Preise für einzelne Dienstleistungen zu ermöglichen, sind unter anderem Neubeschaffungen zu tätigen und es ist mit dem CIO und der Universitätsleitung über Subventionen zu verhandeln.

Wie aus der Umfrage hervorgeht, sind die Informations- und Kontaktmöglichkeiten des RRZE nicht nur bekannt, sondern werden auch genutzt. Dabei stechen sowohl die Mailinglisten als auch die öffentlichen Vortragsreihen deutlich hervor.
Wir freuen uns darauf, Ihnen spätestens in Sommersemester 2022 in unserer Vortragsreihe „Campustreffen“ die Neuerungen und ausgebauten Dienste und Angebote vorzustellen. Bitte beachten Sie deshalb unseren RRZE-Veranstaltungskalender.

Die Aufzeichnung des Vortrags im Rahmen des Campustreffens „IT-Bedarf an der FAU“ am 11. November 2021 und die dazugehörigen Vortragsfolien stehen Ihnen über das Videoportal der FAU www.fau.tv zur Verfügung.