Citrix light: Zugriff per Browser

Für den Zugriff auf das Citrix-Gateway kann neben der seit Jahren genutzten Citrix-Workspace-App (ehemals Citrix Receiver) ab sofort auch die Lightversion verwendet werden. Der Zugriff auf FSV kann ohne Installation von Extrasoftware über einen modernen Browser (Firefox, Edge, Chrome) erfolgen. Die Freigabe der eigenen IP-Adresse beziehungsweise der eigenen VPN-IP-Adresse ist weiterhin eine zwingende Voraussetzung. Mit der Lightversion stehen alle Funktionen zur Verfügung, die von der Citrix-Workspace- App bekannt sind.

Der Zugang per Lightversion befindet sich noch in der Testphase. Daher wird vom RV-Team aktuell nur ein eingeschränkter Support angeboten.

• Feedback wird gerne per E-Mail entgegengenommen: support-rv@fau.de
• Zur Bedienung der Lightversion mittels Webclient stehen neue FAQs zu den Themen „Dateiexporte“ und „Drucken“ bereit

IdM-Portal benachrichtigt über den Ablauf eines FSV-Zugangs

In der Datenübersicht des Personenverwaltungssystems der FAU (IdM-Portal) wird unter „Spezielle Dienstleistungen“ abgebildet, wie lange FSV-Nutzerinnen und -Nutzern zu welcher Kostenstelle ein FSV-Zugang zur Verfügung steht. Aber auch bei unbefristet Beschäftigten kann der FSV-Zugang ablaufen. Das kann dann passieren, wenn entweder vom Kostenstelleninhaber die Information eingegangen ist, dass der Zugang des FSV-Nutzers / der FSV-Nutzerin enden soll oder wenn eine Kostenstelle abgelaufen ist.

Dies ist allerdings nicht die Regel, denn meist endet nur bei denjenigen der FSV-Zugang, bei denen das Beschäftigungsverhältnis abläuft, an das der FSV-Zugang gekoppelt ist. Das soll auch so sein, da bei der Beantragung eines FSV-Zugangs eine Beschäftigungskostenstelle angegeben werden muss.

Eine E-Mail des IdM-Portals mit dem Hinweis, dass in Kürze Dienstleistungen ablaufen werden oder bereits abgelaufen sind, kann also auch den FSV-Zugang betreffen.

Falls Sie eine E-Mail mit einem Hinweis auf den Ablauf Ihres FSV-Zugangs erhalten und feststellen, dass diese Angabe nicht korrekt ist, wenden Sie sich bitte unter Nennung Ihrer RV-Kennung an den RV-Support. Wir prüfen Ihren Fall dann vor dem tatsächlichen Erreichen des Ablaufdatums, sodass Sie ohne Unterbrechung Ihren FSV-Zugang nutzen können.

• IdM-Portal
• RV-Support

Fehlermeldungen in FSV an Hotline übermitteln

Fehlermeldungen in der Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS-FSV (MBS) sind nicht immer selbsterklärend, für die Hotline aber relevant. Komplexere Fehler werden nicht als vollständige Meldung in einem, sondern nacheinander in mehreren Dialogen angezeigt. Zur zielführenden Bearbeitung von Anfragen benötigt die Hotline jedoch alle Fehlerinformationen auf einen Blick.

Eine oft genutzte, gängige Methode ist dabei die Anfertigung von Screenshots. Sie werden meist in eine Worddatei gepackt oder automatisch ausgedruckt und anschließend eingescannt. Mitunter erreichen die Hotline aber auch unvollständige Fehlermeldungen, die aufwendig auszuwerten sind.

Was viele nicht wissen: FSV bietet hier einen einfacheren Weg. FSV zeigt einen Teil seiner Fehlermeldungen an und schreibt weitere zusätzlich in eine Datei. Auf diese Informationen kann direkt im Programm zugegriffen werden.

1. Aufruf Ihres persönlichen Fehlerprotokolls

Anklicken des Fragezeichens „?“ oben im FSV-Menü und Auswahl des Menüpunkts „Fehlerprotokoll anzeigen“. Es öffnet sich ein Fenster des Programms Notepad, das einen längeren Text enthält.

2. Übermitteln des vollständigen Textes

Über den Menüpunkt „Bearbeiten“ → „Alles auswählen“ wird der Text in der Zwischenablage hinterlegt und lässt sich dann wie gewohnt in eine E-Mail an den RV-Support einfügen. Zusätzlich sollte das Vorhaben in FSV immer in eigenen Worten geschildert werden. Da alle enthaltenen Informationen unter Umständen wichtig sind, sollten die Fehlermeldung nicht verändert werden.

Hilfsprogramme um FSV und COB: aufgeräumt und einheitlich

Im Rahmen der letzten Versionsumstellung wurden die Hilfsprogramme rund um FSV und COB aufgeräumt und einheitlich benannt.
Dabei gilt für Programme:

• Release oder ohne Namenszusatz: produktive Version
  • Diese Version kann grundsätzlich für die tägliche Arbeit verwendet werden
• Beta-Namenszusatz: Test-Version
  • Diese Version kann zum Testen genutzt werden (inklusive Feedback,
    wenn etwas nicht funktioniert)

Und für Datenbanken:

• prod-Datenbank: produktive Datenbank mit echten Daten
• qa-Datenbank: Kopie der prod-Datenbank, die in der Regel samstags aus einem Backup erstellt wird
  • Diese Kopie kann zum Testen und Ausprobieren verwendet werden
• dev-Datenbank: Entwicklungsdatenbank und Datenbank für Tests neuer Versionen; der Stand ist individuell unterschiedlich; zusätzliche Informationen zur Nutzung werden benötigt.

Zu beachten ist, dass − wo möglich − alle Import-, Export- und anderen Verzeichnisse, die für eine qa- oder dev-Datenbank genutzt werden, um ein Unterverzeichnis qa oder dev ergänzt wurden. Benannt wurden sowohl die Programme, als auch die Verzeichnisse, in denen die Programme und Daten abgelegt sind.

Sperrung ungenutzter RV-Kennungen

Bei der Durchsicht der aktuell konfigurierten Kennungen fiel eine gewisse Anzahl an Kennungen auf, die bislang nicht genutzt wurden. Grundsätzlich gilt jedoch, dass neue RV-Kennungen innerhalb von vier Wochen nach Einrichtung mindestens einmal und in der Folge mindestens einmal pro Jahr genutzt werden müssen. Es genügt eine einmalige Anmeldung an FSV oder die Eröffnung eines Tickets an der RV-Hotline. Andernfalls laufen solche ungenutzten Kennungen künftig ab, da die DV-Ressourcen auch anhand der Anzahl der Zugänge ausgerichtet werden, um genügend Serverkapazitäten und Lizenzen bereitzuhalten. Eine Sperrung ist für alle Kennungen anberaumt, die sich bis zum Kassenschluss nicht mindestens einmal angemeldet haben oder letztmalig vor dem 1.1.2021 angemeldet waren. Ausgenommen sind nur Kennungen, die durch die Rollen Kostenstelleninhaber oder Bewirtschaftungsbefugte angelegt wurden.

FSV von zuhause aus nutzen

Die Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS-FSV (MBS) kann von zuhause aus nur mit Windows-10-System und installiertem Sophos Antivirus über VPN gestartet werden. Die Voraussetzungen zur Nutzung und Bedienung sind technisch vorgegeben und nicht organisatorischer Natur und können deshalb in dieser besonderen Situation nicht verändert werden.

FSV-Nutzung: nur mit gültiger Lizenz

Die Nutzung der Finanz- und Sachmittelverwaltung HISFSV (MBS) setzt bei jeder Person eine gültige Lizenz für Microsoft Desktop Windows oder Microsoft Desktop Mac voraus. Dies gilt auch, wenn ausschließlich im Homeoffice mit privaten Geräten gearbeitet wird beziehungsweise auch für die Arbeit mit Linux-Rechnern.

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