Zur Verwaltung der vielfältigen Ressourcen der FAU werden seitens des RRZE diverse Fachverfahren für die Anwendungszwecke der Finanzverwaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Kosten-Leistungs-Rechnung und der Finanzstatistik betrieben. Dabei werden Daten, die in unterschiedlichen Anwendungen gepflegt werden, identifiziert und soweit möglich über Austauschmechanismen automatisch abgeglichen. (BI97)

ECM-System d.3: neue Workflows in der Testphase

Nach der erfolgreichen Einführung des Enterprise-Content-Management-Systems d.3 an der FAU steht aktuell die Entwicklung und Inbetriebnahme mehrerer neuer Workflows im Fokus. Dazu wurden im Rahmen des MOVE@FAU-Projekts schon einige Prozesse analysiert, neu strukturiert und optimiert und mit der Prozess-Modellierungssprache BPMN erfasst.

Workflow „Einstellung studentischer Hilfskräfte“

Bisher läuft der Prozess zur Einstellung studentischer Hilfskräfte noch klassisch papierbasiert. Künftig soll er in digitalisierter Form ablaufen, bei der sowohl Mitarbeitende als auch Studierende die nötigen Formulare entweder direkt online ausfüllen oder elektronisch an die FAU übermitteln.
Auch die weitere Bearbeitung innerhalb der FAU wird dann elektronisch erfolgen. Vorgesehen sind außerdem eine Möglichkeit zur Prüfung der Angaben in den Formularen für die Studierenden und vorausgefüllte Formulare für die Anwendenden, sodass hier Fehler und Tippfehler schon frühzeitig im Prozess abgefangen werden können.

Kurzum: Die Einstellung studentischer Hilfskräfte wird künftig für alle beteiligten Personen schneller, einfacher und komfortabler ablaufen. Dieser Prozess ist in der Realisierung inzwischen weit fortgeschritten und erste umfangreichere Tests beginnen zeitnah.

Workflow „Anschreiben Ministerium“

Soll eine neue Professorin oder ein neuer Professor an der FAU eingestellt werden, ist ein Schreiben an das bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst nötig. Dieses Schreiben wird initial vom Referat S-BERUFUNGEN in der ZUV erstellt und anschließend zur Zustimmung (Mitzeichnung) an mehrere Referate der ZUV, den Kanzler und den Präsidenten weitergereicht. Dieser Prozess der Mitzeichnung wird künftig ebenfalls in d.3 abgebildet, um mehr Strukturierung, definierte Ablaufwege oder auch einfach einen verbesserten Arbeitsablauf zwischen den Beteiligten zu gewährleisten. Dieser Workflow befindet sich aktuell in einer ersten Testphase mit den beteiligten Referaten der ZUV.

Umstellung der Berechtigungen auf Rechtstellen ist abgeschlossen

Mit Ende des Monats September 2021 konnte die Umstellung aller Berechtigungen auf Rechtestellen abgeschlossen werden. Die Umstellung dient der erheblich schnelleren Vergabe von Berechtigungen bei neuen Konten und der Vorbereitung auf elektronische Prozesse. Zusätzlich haben Einrichtungen nun Leserechte auf Konten, die von der Stabsstelle S-OUTREACH bebucht werden.

Während des Umstellungsprozesses wurden alle Berechtigungen von H4 und der RV-Hotline noch einmal doppelt überprüft, ob zum einen die technische Umsetzung den zum Teil jahrzehntealten Anträgen wirklich entspricht und zum anderen nur Berechtigungen im Verantwortungsbereich einer Kostenstelleninhaberin oder eines Kostenstelleninhabers einer RV-Kennung zugewiesen sind. Wo nötig, wurde entsprechend korrigiert. Bereinigt werden konnten diverse unterschiedliche Berechtigungen bei Beschäftigten derselben Einrichtung, die in der Vergangenheit meist unabsichtlich nicht einheitlich vergeben wurden.

Bei wenigen „Härtefällen“ − ausschließlich Beschäftigte, die die Konten mehrerer Lehrstühle oder Professuren bearbeiten − kamen mit der Umstellung zahlreiche Zugänge hinzu. Sie haben nun aber den Vorteil, dass nicht einmal versehentlich Buchungen auf Konten verschiedener Verantwortungsbereiche vermischt werden können.

Zum Kassenschluss 2021 wird aus technischen Gründen die alte Berechtigungsvergabe abgeschaltet. Kostenstelleninhaberinnen oder Kostenstelleninhaber, deren Unterschriften für einige wenige Kennungen noch fehlen, werden deshalb gebeten, diese zeitnah nachzureichen. Nicht bestätigte Berechtigungen würden ansonsten entfallen.

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