Auf Nummer sicher gehen und Zeit sparen

Seit Ende September 2020 bietet das RRZE ein WordPress-Plugin für Platzreservierungen und Kontaktnachverfolgung an. Es deckt eine große Bandbreite an Anwendungsszenarien ab, Datenschutz und Barrierefreiheit werden dabei großgeschrieben. (BI96, B. Bothe, W. Wiese)

Der Schwerpunkt des RSVP-Plugins (Réservez, s’il vous plaît – französisch für ‚Bitte reservieren Sie‘) liegt in der Verwaltung von Sprechstundenterminen, Arbeitsplätzen und Ressourcen, die nur beschränkt verfügbar sind, wie beispielsweise Sitzplätze in CIP-Pools, spezielle Arbeitsgeräte oder Arbeitsplätze im Labor.

Im Backend von WordPress werden die Räume angelegt und verwaltet: Lage, Beschreibung, Bilder und Grundriss können ebenso angegeben werden, wie die Anzahl der Plätze und deren Ausstattung. Aber auch beliebig viele Termine, an denen ein Platz reserviert werden kann und weitere nützliche Buchungsmodalitäten wie beispielsweise die Auswahl, ob eine Reservierung erst vom Raumverantwortlichen bestätigt werden muss oder wie viele Tage im voraus ein Platz gebucht werden kann, lassen sich eintragen. Aus diesen Angaben generiert das Plugin automatisch ein Buchungsformular und eine Übersicht über die noch verfügbaren Plätze. Gäste und Raumverantwortliche werden automatisch per E-Mail über den Status der Buchung informiert.

Ergänzend kann mit der CheckIn-/CheckOut-Funktionalität die tatsächliche Anwesenheit protokolliert werden. Dabei werden die Daten verschlüsselt gespeichert und können nur vom Raumverantwortlichen eingesehen werden. Alle Daten zu den Terminen und zu den Nutzern werden auf den Servern der Universität gehalten. Es erfolgt keine Datenweitergabe an Dritte und auch keine Nutzung fremder Übermittlungswege oder DNS-Server. Alle Buchungsdaten, die der Kontaktdatenerfassung dienen, werden automatisiert nach vier Wochen gelöscht.

Studierende der FAU können RSVP zur Reservierung über die Webseiten der Einrichtungen nutzen, die das CMS-Angebot der FAU verwenden und das Plugin direkt in der eigenen Website eingerichtet und aktiviert haben. Wer nicht vorab reservieren möchte, bekommt die aktuelle Belegung auf der Webseite angezeigt. So können Studierende und Mitarbeiter bereits vor der Anreise erfahren, ob spontan noch Sitzplätze oder Ressourcen frei sind. Auch direkt vor Ort kann die aktuelle Belegungssituation eines Raumes auf einem Public Display angezeigt werden. Optional kann für Reservierungen eine SSO-Identifizierung gefordert werden: Damit entfällt die Notwendigkeit, eigene personenbezogene Daten einzugeben, und die Buchungen sind auf FAU-Angehörige beschränkt.

Das RSVP-Plugin ist, gemäß der Bayerischen E-Government-Verordnung (BayEGovV), barrierefrei. Dies betrifft nicht nur die Bedienung des Buchungsformulars – auch bei Ein- und Ausbuchungen wurde darauf geachtet, dass sie auch ohne QR-Code-Leser oder Handy möglich sind. Die Vorgehensweise zur Buchung von Terminen oder Ressourcen ist bewusst einfach gehalten und entspricht den aus dem Alltag bekannten Verfahren zum Beispiel zur Reservierung von Sitzplätzen in Kinos.
Für die nächsten Wochen und Monate ist geplant, das RSVP-Plugin weiter auszubauen. So wird auch eine Anbindung an weitere Systeme der FAU (z. B. UnivIS) oder an die Benutzerverwaltung der Universitätsbibliothek beabsichtigt, ebenso an die Authentifizierungs- und Autorisierungsinfrastruktur des Deutschen Forschungsnetzes (DFN), um optional auch Angehörige anderer Universitäten zur Buchung von Plätzen oder Ressourcen zuzulassen. Das Plugin wird zudem unter einer freien Lizenz und als OpenSource-Projekt angeboten. Interessierte können die Entwicklung via GitHub verfolgen oder sich selbst an der Entwicklung beteiligen: github.com/RRZE-Webteam/rrze-rsvp.