Speziell auf dem Gebiet der Softwarebeschaffung und -verteilung erfordern das immer komplexer werdende Lizenzrecht und die Tatsache, dass große Hersteller inzwischen auch im Hochschulbereich Lizenzprüfungen (Audits) durchführen, den Einsatz eines datenbankgesteuerten Tools. An der FAU wird derzeit ein Software-Asset-Management-System (SAM-System) zur Überprüfung der korrekten Lizenzierung von Softwareprodukten getestet. (BI95, SHü)

Immer mehr Softwareverträge enthalten Klauseln, die den Softwareherstellern das Recht einräumen eine Lizenzprüfung (Audit) durchzuführen und/oder genaue Vorgaben für die Dokumentation über deren Einsatz beinhalten. Hierbei wird geprüft, ob die installierte Software mit den vorhandenen Lizenzen übereinstimmt. Sollte die auditierte Einrichtung weniger Lizenzen besitzen als Softwareanwendungen installiert sind (Unterlizenzierung), kann dies zu empfindlichen finanziellen Strafen für die Organisation führen. Liegen hingegen mehr Lizenzen vor, als tatsächlich benötigt werden (Überlizenzierung), wird Geld an unnötiger Stelle ausgegeben. Im Rahmen einer Lizenzkonsolidierung kann die vorhandene Lizenz entweder an anderer Stelle eingesetzt werden oder aber sie wird gekündigt, wodurch letztlich Kosten eingespart werden können.

Auch die steigende Komplexität im Lizenzrecht, verbunden mit einem erhöhten Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand begründen den Einsatz von SAM. Aktuell können valide Informationen über die tatsächlich an der FAU installierten Softwareprodukte nicht vollständig erhoben werden. Mit SAM ließe sich eine flächendeckende Übersicht aller installierten Softwareprodukte im Hinblick auf die vergebenen universitätsweiten und regionalen Nutzungsrechte erstellen.

Der Einsatz von SAM birgt weitere Vorteile

• Da veraltete Softwareversionen auf den inventarisierten Systemen erkannt werden, lässt sich nicht nur eine teure Nachlizenzierung vermeiden, sondern auch das damit verbundene Sicherheitsrisiko minimieren.
• Software, die im Hochschulumfeld nicht ohne Lizenz verwendet werden darf, wie beispielsweise Adobe Reader, Corel WinZip, VMware Player und andere, wird erkannt.
• Die Dokumentationspflicht seitens der Lehrstühle bezüglich ihrer eigenen Softwareinstallationen wird aufgehoben und erfolgt mit dem Einsatz von SAM systemseitig.
• Des Weiteren können mithilfe von SAM die für Software (Lizenzen) zur Verfügung stehenden Mittel optimal eingesetzt werden.

Was ist SAM?

Software Asset Management (SAM) beschäftigt sich mit der zentralen Erfassung und Verwaltung von Softwaredaten, wie zum Beispiel Lizenzen und Verträge, verbunden mit einer Optimierung und Steuerung der Softwarebestände unter Berücksichtigung von Mitarbeitern und Prozessen. Mit Hilfe von SAM können sowohl eine Infrastruktur, als auch Verfahren zur Steuerung und Verwaltung des Lebenszyklus von Software Assets bereitgestellt werden. Zudem bietet es die Möglichkeit einer lizenzrechtlichen Absicherung sowie technischer Transparenz hinsichtlich der eingesetzten Software.

Mit Hilfe eines funktionierenden SAM-Systems ist es möglich, den jeweiligen Lizenzbedarf zu erkennen, Probleme oder Schwachstellen zu identifizieren und damit eine effizientere Auslastung vorhandener Software und Lizenzen zu erreichen.

Im Zuge dessen ist es notwendig, die auf Dienstrechnern installierte Software regelmäßig und kontinuierlich mit Hilfe eines geeigneten Tools zu inventarisieren und mit den vorliegenden Lizenzen abzugleichen. Die Hardwarekonfiguration sollte ebenfalls erfasst werden, da Software oftmals abhängig von der eingesetzten Hardware lizenziert wird.

SAM an der FAU

Das Projekt „SAM an der FAU“ wurde dem Gesamtpersonalrat, dem Datenschutzbeauftragten und dem Controlling der FAU vorgestellt, ein Testbetrieb am RRZE ist zeitnah vorgesehen.

Gesetzliche Grundlagen

Das Haushaltsrecht schreibt vor, dass Softwareinventar in regelmäßigen Abständen geprüft werden muss. Die Grundlage bilden

• Art. 73 der Landeshaushaltsordnung bzw.
• § 73 der Bundeshaushaltsordnung sowie
• die Verwaltungsvorschriften zur Bayerischen Haushaltsordnung (VV Nr. 1 zu Art. 73 BayHO, VV Nr. 12 zu Art. 78 BayHO) bzw.
• die Verwaltungsvorschriften für die Buchführung und die Rechnungslegung über das Vermögen und die Schulden des Bundes (Nr. 2.3.2 VV-ReVuS).