Das RRZE betreibt für die Verwaltung der Promotionsvorhaben an der FAU seit einigen Jahren die Eigenentwicklung „docDaten“. Sie ist dabei mehr als ein reines Register der an der FAU laufenden Promotionsvorhaben, sondern bildet — in weiten Teilen — den gesamten Promotionsverlauf vom Antrag auf Zulassung bis zum Vollzug der Promotion ab. Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung konnte nun durch die Erweiterung „digitaler Umlauf“ getan werden. (BI95, SR)

Die Rahmenpromotionsordnung (RPromO) der FAU sieht vor, dass eine Dissertation, die von allen Gutachtern zur Annahme vorgeschlagen wird, fakultätsintern ausgelegt wird. Die Mitwirkungsberechtigten haben dann die Möglichkeit innerhalb einer mindestens 14-tägigen Frist für die Annahme oder Ablehnung der Dissertation zu stimmen und gegebenenfalls eine Stellungnahme zur Beurteilung abzugeben. Der „digitale Umlauf“ erlaubt nun, diesen Schritt weitestgehend auf einen digitalen Weg zu bringen. Dazu werden zunächst die Dissertation und alle weiteren geforderten Unterlagen des Doktoranden wie beispielsweise der Lebenslauf oder eine Liste der Veröffentlichungen sowie die Gutachten in docDaten hochgeladen. Der Upload lässt sich dabei sowohl von den Promotionsbüros als auch von den Doktoranden beziehungsweise den Gutachtern selbst durchführen.

Das Promotionsbüro kann dann einen Umlauf starten. Dazu ist zunächst die Gruppe der Mitwirkungsberechtigten – im „docDaten“-Jargon „Einsichtsberechtigte“ genannt – zu wählen. Diese Gruppen können durch die Promotionsbüros angelegt und gepflegt werden. Danach sind noch die Bedingungen für eine Beendigung des Umlaufs festzulegen. Möglich ist hierbei das Erreichen eines Quorums, das Ende der Umlaufdauer oder ein manuelles Beenden des Umlaufs. Auch Kombinationen wie „Bei Erreichen des Quorums, jedoch nicht vor einem festgelegten Mindestdatum, auf jeden Fall aber nach Erreichen des definierten Enddatums“ sind möglich.

Wird der Umlauf gestartet, werden die Einsichtsberechtigten per E-Mail über den neuen Umlauf informiert. Alle Mitwirkungsberechtigten haben dann bis zur Beendigung des Umlaufs die Möglichkeit die Unterlagen (Dissertation, Lebenslauf, Veröffentlichungsliste und Gutachten) einzusehen und ihre Stimme abzugeben. Wird der Annahme der Dissertation zugestimmt, lässt sich optional noch ein Kommentar abgeben. Wird die Annahme abgelehnt, ist der Kommentar obligatorisch. Zudem muss eine Ablehnung für den Promotionsausschuss schriftlich begründet werden. Sie ist folglich nicht vollständig digital zu bewerkstelligen

Derzeit werden die „digitalen Umläufe“ zunächst im Department Physik getestet, bei Bedarf nachgebessert und dann auf das Department Biologie ausgeweitet. Danach steht einem universitätsweiten Einsatz aus RRZE- Sicht nichts mehr im Weg.