Das Studium ist vorbei – am Ende hat es nicht gereicht. Leider zum dritten Mal und deswegen ist jetzt Schluss. Leidiger Studienalltag an einer Universität. Wer endgültig nicht besteht, erhält vom Prüfungsamt einen sogenannten EN-Bescheid. Bislang wurden diese Bescheide auf dem Postweg an die Studierenden versendet, seit März geschieht dies auf elektronischem Weg. (BI95, SR)

Eine Mitteilung über das endgültige Aus erhielten Studierende bis März per Briefpost. Der Weg von der Erstellung bis zur Zustellung war vergleichsweise umständlich. Zunächst mussten die Sachbearbeiter in der Verwaltung nach dem endgültigen Nichtbestehen eines Studierenden über diese Tatsache informiert werden. Dieser Schritt war bereits implementiert und die Sachbearbeiter erhielten jeden Morgen eine E-Mail, in der die entsprechenden Fälle aufgelistet waren. Sie erstellten daraufhin in „mein campus“ einen EN-Bescheid, legten diesen in Kopie zu der Studierendenakte, falteten und kuvertierten den Bescheid und schickten ihn als Postzustellungsurkunde an den betroffenen (Noch)-Studierenden.

Es lag also nahe, das Verfahren zur Vergabe der EN-Bescheide künftig elektronisch abzuwickeln. Nachdem die rechtlichen Fragen innerhalb der Verwaltung geklärt waren, wurde das RRZE für die technische Umsetzung hinzugezogen. Definierte Anforderungen sahen vor, dass auch über das neue Verfahren die Sachbearbeiter nach wie vor automatisiert über die EN-Fälle benachrichtigt werden sollten, danach der EN-Bescheid erzeugt und in der Papierakte des Studierenden abzulegen sei. Der Studierende würde dann per E-Mail benachrichtigt werden und den EN-Bescheid online über die Studierendenverwaltung „mein campus“ abrufen können. Nach einer ersten Prüfung durch das RRZE stellte sich diese naheliegende Lösung jedoch als nicht realisierbar heraus; was unter anderem daran lag, dass es in „mein campus“ keine Möglichkeit gibt, Dokumente zu hinterlegen. Möchte der Studierende einen Bescheid herunterladen, wird dieser in „mein campus“ also neu erzeugt. Ob per Downloadlink dann der gleiche EN-Bescheid ausgegeben wird, wie der vom Sachbearbeiter in der Studierendenakte hinterlegte, ist nicht sichergestellt, da „mein campus“ den EN-Bescheid standardmäßig nach dem letzten eingetretenen EN-Grund ausgibt. Diskrepanzen wären möglicherweise die Folge. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Der Studierende scheitert im letzten Versuch an einer Prüfung und hat endgültig nicht bestanden. Der Sachbearbeiter erzeugt den entsprechenden EN-Bescheid, legt ihn in der Papierakte ab und der Studierende wird informiert. Ein Prüfer verbucht ein weiteres Nichtbestehen, das ebenfalls zum endgültigen Nichtbestehen des Studiengangs führt. Ruft der Studierende nun den EN-Bescheid in „mein campus“ ab, bezieht dieser sich auf den zweiten, also letztverbuchten EN-Grund. Der EN-Bescheid in der Papierakte stimmt dementsprechend nicht mit dem EN-Bescheid überein, den der Studierende über „mein campus“ heruntergeladen hat. Die unterschiedliche Ausgabe des EN-Bescheids hat dann besondere Tragweite, wenn ein Studierender Widerspruch einlegt.

Um diese unterschiedliche Ausgabe des EN-Bescheids zu verhindern, wurden zunächst Möglichkeiten geprüft, die EN-Bescheide in „mein campus“ fest zu hinterlegen. Keine dieser Maßnahmen ließ sich jedoch mit vertretbarem Aufwand technisch robust umsetzen, so dass seitens RRZE die eigene Anwendung „studentdocs“ entwickelt wurde.

Die neue Anwendung „studentdocs“

„studentdocs“ sieht vor, dass die Sachbearbeiter den EN-Bescheid, der sich als Papierausdruck in der Studierendenakte befindet, einscannt und hochlädt. Dabei sind wenige Eingaben erforderlich, da die Generierungsfunktion der Sachbearbeiter in „mein campus“ so konfiguriert wurde, dass alle relevanten Daten im Dateinamen des EN-Bescheids enthalten sind. Sie besteht lediglich aus einem Dateiauswahl-Dialog und einem Upload-Button. „studentdocs“ extrahiert nun alle relevanten Daten aus dem Dateinamen und legt den Bescheid in einer verteilten Datenhaltung (MongoDB GridFS) ab. Eine Authentifizierung über den zentralen Anmeldedienst SSO (Single Sign-On) musste ausgeschlossen werden, da ein SSO-Login für exmatrikulierte ehemalige Studierende nicht mehr möglich ist. Daher wird zur Authentifizierung jetzt auf die lokalen Kennungen aus „mein campus“ zugegriffen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Zugriff auf die EN-Bescheide genauso lange möglich ist, wie der Zugriff auf „mein campus“.

Nach einer verwaltungsinternen, intensiven Testphase wurde die Anwendung „studentdocs“ im Frühjahr in Betrieb genommen. Seitdem werden in der Verwaltung nicht nur Zeit, sondern auch Versandkosten gespart.