Seit November letzten Jahres können alle IdM-Nutzer ihre privaten Adressen selbst verwalten. In einer Adressübersicht (www.idm.fau.de/go/address/list) wird angezeigt, welche FAU-Systeme mit den Adressen aus IdM versorgt werden. Die Liste der Systeme kann sich je nach Status oder Zugehörigkeit eines Nutzers unterscheiden. So hat bspw. ein Beschäftigter im Gegensatz zu einem Studierenden an der FAU kein Feld der Adressen für die Studierendenverwaltung.

Warum gibt es mehrere Adressfelder?

Alle FAU-Mitglieder haben eine Gemeinsamkeit: Sie besitzen alle ein IdM-Konto und werden dadurch zentral mit Dienstleistungen versorgt, die sie je nach Status oder Zugehörigkeit an der FAU benötigen. Daher sind viele Systeme der FAU an IdM gebunden und können so auch mit Daten der Nutzer versorgt werden. So ist es auch mit den Adressdaten der Nutzer, wenn diese für Postzustellungen benötigt werden. So verschickt die Personalverwaltung regelmäßig die Gehaltszettel für Beschäftigte, das FAUcard-Servicebüro nutzt die in der Adressübersicht als erstes angezeigte „IdM-Adresse“ zum Versenden der FAUcard, Promovierende erhalten regelmäßig Post vom Graduiertenzentrum und Studierende werden per Post über Prüfungsergebnisse benachrichtigt.

Privatadressen für die UB

Neu ist ab sofort, dass auch die Adressen für die Universitätsbibliothek (UB) in die Adressliste aufgenommen wurden und vom Nutzer verwaltet werden können. Es handelt sich hierbei um zwei mögliche private Adressen für die UB: Falls Postzustellungen wie Mahnungen an die „Hauptadresse“ zurückgeschickt werden, hat die UB die Möglichkeit, auf die optionale „weitere Adresse“ zurückzugreifen.

Woher kommen die Adressen bei der Umstellung?

Bei der IdM-Aktivierung ist die Vorgehensweise so, dass initial bei UB-Nutzern die in der Person gespeicherte IdM-Adresse in das erste „(Haupt-)Adressfeld“ geladen wird und bei Studierenden zusätzlich entweder die Semester- oder die Heimatadresse aus den in der Studierendenverwaltung gespeicherten Adressen in das Feld „weitere Adresse“ geladen wird. Danach sind die Benutzer aufgefordert, ihre Adressen für die FAU-Systeme selbst in ihrem IdM-Konto zu verwalten und aktuell zu halten.

Wie funktioniert eine Änderung?

Eine Adressänderung muss immer für jedes Zielsystem (Personal-, Promovierenden-, Studierenden- und ab sofort auch UB-Verwaltung) gesondert vorgenommen werden. So wird z. B. eine Änderung der Heimat- oder Semesteradresse bei Studierenden nicht automatisch auf die UB-Adresse vererbt.

In einigen Fällen wird die Änderung automatisch im Zielsystem vollzogen, wie z. B. bei der Änderung der Adresse für die Promovierendenverwaltung. Der Personalverwaltung werden Adressänderungen automatisch als E-Mail übermittelt.

Vorteil für den Nutzer

Adressänderungen müssen somit nicht mehr an verschiedene Stellen persönlich gemeldet werden, sondern können zentral und vom Nutzer selbst im IdM-Portal verwaltet und aktuell gehalten werden. Stehen Umzüge an, ist ein Auslandssemester geplant oder ein längerer Urlaub, sollten die privaten Adressen im IdM-Portal angepasst werden.